Pour se projeter en fintech, Bpifrance injecte de l’IA dans sa gestion documentaire

Bpifrance, la banque publique d’investissement, est un acteur très impliqué dans l’écosystème numérique français, et notamment dans le domaine de l’intelligence artificielle. Elle a par exemple participé à la récente levée de 220 millions de dollars bouclée par H Company.

Avec des réseaux disséminés sur tout le territoire, Bpifrance investit également dans sa propre transformation numérique. Pour cela, l’organisation dispose depuis six ans d’une direction de la transformation digitale.

3 millions de documents produits par an

Son objectif : “transformer la banque, assez traditionnelle, en une organisation plus collaborative et innovante” et même en une “fintech de place”, explique Pauline Becker,  responsable de la digitalisation documentaire.

Cette ambition passe notamment par une meilleure coopération entre les différentes directions de la banque réparties en France. Pour se muer en fintech, Bpifrance souhaite en outre “se doter d’outils performants permettant d’améliorer l’expérience de nos collaborateurs comme de nos clients.”

Y parvenir nécessitait ainsi de moderniser en profondeur la gestion documentaire au sein de l’établissement. Bpifrance est un grand producteur de documents, environ trois millions chaque année. Et ce patrimoine s’accroît de manière continue.

L’ensemble des documents doivent en principe être centralisés dans une GED unique. Cette brique du SI avait été simplifiée par le passé via la rationalisation des outils existants. Bpifrance comptait auparavant 17 GED distinctes.

La centralisation a permis de simplifier la gestion documentaire, qui restait néanmoins complexe. En effet, les documents sont acheminés au travers de flux multiples, par différentes directions et via des processus hétérogènes. 

Vers une donnée partagée et source de valeur

“La conséquence, c’est une GED incomplète. Quand les documents sont là, ils sont mal classés dans environ 65 % des cas. C’est pour ces différentes raisons que nous n’étions pas satisfaits du résultat”, résume Pauline Becker. De plus, la mise en GED ressort comme un processus lourd et coûteux du fait des  opérations nécessaires de reprise, de remédiation et de stock.

Afin d’améliorer la situation, Bpifrance a lancé un appel d’offres en juin 2022 avec pour objectif de revoir son fonctionnement documentaire. La cible de ce projet : parvenir à un flux automatisé et 100% en qualité, c’est-à-dire avec une collecte exhaustive de documents fiables et classés. Cette classification est en effet critique pour permettre le partage des documents avec les clients de la banque. 

“Nous ne sommes plus dans une seule logique de collecte et d’archivage en conformité avec la réglementation et les normes du secteur. Il s’agit de passer à une gestion documentaire source de valeur ajoutée, d’amélioration de l’efficience opérationnelle et de partage de l’information, de plus en plus en temps réel”, détaille Pauline Becker. 

L’appel d’offres a abouti à la sélection, parmi plus de 10 technologies concurrentes, des solutions de l’éditeur américain ABBYY, qui doit à terme traiter l’ensemble du flux documentaire automatisé. Les processus sous-jacents doivent donc être revus afin de libérer les utilisateurs cibles de ces opérations.

Une fois le projet finalisé, la GED sera alimentée uniquement par les applications métiers collectant des documents en interne et en externe. Pour les fichiers traités directement par les collaborateurs, la solution ABBYY devient l’unique point d’entrée. 

OCR et IA pour le traitement et l’extraction d’information

Pour fonctionner, la technologie de l’éditeur – disponible en cloud et on-premise – exploite de l’OCR (reconnaissance optique des caractères) et des algorithmes d’intelligence artificielle. Grâce à un usage en low code/no code, elle est accessible à des profils citizen developers.

Les outils (Vantage et Timeline) permettent d’analyser des processus, d’identifier des inefficacités et des goulots d’étranglement, ainsi que de procéder à de la remédiation opérationnelle, voire de remanier une partie d’un processus.   

“Sur les applications, lorsque le parcours n’est pas assez précis au niveau de la collecte, nous avons également la possibilité d’intégrer une sous-couche de classement au travers de l’intégration avec ABBYY”, est-il encore précisé.

Voilà pour l’ambition. Les développements ont démarré au troisième trimestre 2022. Ils se sont poursuivis jusqu’en avril 2023. Ce délai se justifie par la complexité des évolutions à mener, avec le choix d’un déploiement progressif.

“Nous partions de zéro dans ce domaine. Nous disposions d’une petite solution d’OCR [Ndlr : reconnaissance optique de caractères], mais très limitée. Par ailleurs, nous découvrions le fonctionnement d’ABBYY”, déclare la responsable de la digitalisation documentaire.

Une fonction de classement automatique et un traitement de masse

Pour ses débuts, Bpifrance a déployé l’outil sur un “flux assez normé”, soit celui associé à la signature électronique (Yousign). “Nous maîtrisions la nature des documents et les règles de classement correspondantes”, relève Pauline Becker.

La mise en place  de l’outil et les tests ont été réalisés jusqu’à fin 2023. Durant l’année, les équipes de Bpifrance ont en outre travaillé sur le traitement d’un flux plus complexe. Début 2024, la banque publique était alors en capacité de brancher directement ABBYY sur la GED et à l’interface utilisateur. Les collaborateurs disposent désormais d’une fonctionnalité de classement automatique des documents soumis .

“Ils peuvent ainsi nous envoyer plusieurs centaines de documents en une fois alors qu’auparavant ils devaient les classer un par un. Nous venons de déployer cette fonctionnalité et nous avançons encore sur l’usage de l’ensemble des capacités de la technologie”, signale Pauline Becker.

Un an après la mise en production, Bpifrance compte cinq équipes DSI consommatrices d’ABBYY (GED, workflow, CRM, chaîne de dématérialisation papier, RPA & signature électronique). La connexion de la dématérialisation papier est prévue “très prochainement”. Les documents papier ainsi numérisés seront déversés automatiquement dans ABBYY. 

Sur les flux en place, le taux de réussite est évalué à en moyenne plus de 80 % pour le typage et/ou l’extraction de données. Pour la RPA, c’est-à-dire les processus robotisés, ce sont 110 000 documents qui ont été traités. La dématérialisation papier représente elle plus de 200 000 documents. 

Pour ces traitements, Bpifrance s’appuie donc sur de l’automatisation, qui permet à ce jour la reconnaissance de 115 types de documents (contractuels, expertises et assurances, financiers, immobiliers, etc.). La transformation en mode fintech, elle, se poursuit.