Numérique : les conférences professionnelles cherchent le bon modèle économique

Rien qu’en juin, les professionnels du numérique avaient le choix entre au moins une dizaine d’événements et conférences : l’Assemblée Générale de l’EBG, Hello Tomorrow Conference, le BIG, l’Université Numérique du Medef, la Conférence de Paris sur le numérique, Futur en Seine, ou encore le Web2Day, organisé par l’association Atlantic 2.0 à Nantes. Dans le sillage de rendez-vous historiques – l’IDATE organise le DigiWorld Summit depuis les années 1970, l’assemblée générale de l’EBG a 17 ans, LeWeb a été créé en 2004 – d’autres structures ont profité de l’engouement des acteurs de l’écosystème et de la diversité des sujets pour multiplier les événements. Grandes entreprises, investisseurs, consultants, start-up et journalistes viennent s’y informer sur la transformation numérique, la French Tech, les nouveaux modèles économiques ou les objets connectés dans un cadre propice au réseautage. Le phénomène s’accentue : cette seule année 2015 a vu la naissance de l’Université Numérique du Medef et de BIG, événement autour de l’innovation, par Bpifrance.

Saturation du marché

Mais certains s’inquiètent des conséquences de cet empilement sur la qualité. Dans un billet sur Facebook, le consultant Olivier Ezratty critiquait en juin une « overdose d’événements sur le numérique, mis à toutes les sauces sponsorisées. » Selon lui, ce phénomène « n’est pas corrélé par une augmentation proportionnée de la qualité des intervenants ». D’autres se préoccupent de la pérennité du modèle. « A terme, il n’est pas viable qu’autant d’événements sur le même créneau se tiennent en même temps », juge Jean- Dominique Séval, directeur général adjoint de l’IDATE, interrogé par Satellinet. De fait, certains organisateurs tendent à réduire le nombre des événements qu’ils organisent, à l’instar des Echos Events, le pôle évènementiel du Groupe Les Echos, avec une vingtaine de rendez-vous créés en 2015 contre une quarantaine cinq ans plus tôt. Quant au grand raout des start-up à LeWeb, organisé par Loïc et Géraldine Le Meur depuis 2004, il ferme les portes dans sa configuration actuelle et annule son édition 2015, comme il l’a annoncé en août. Cela lui permettra de réfléchir à une formule plus modeste en 2016. Le duo est redevenu propriétaire à 100 % en avril dernier, moins de trois ans après avoir cédé la majorité des parts au groupe d’événementiel Reed Midem. L’apparition d’autres événements d’envergure européenne, comme Tech Crunch Disrupt London en décembre, Slush à Helsinki fin novembre, ou encore le Web Summit à Dublin début novembre n’est pas étranger à cette annulation. D’ailleurs, Reed Midem avait déjà dû renoncer à organiser LeWeb London en juin 2014.

“Il n’est pas viable qu’autant d’événements se tiennent en même temps et sur le même créneau.” Jean-Dominique Séval (IDATE)

Chute des recettes de billetterie

Deux grands modèles économiques se côtoient. Certains événements, grands publics et gratuits, font appel aux sponsors, comme Futur en Seine, soutenu par Orange, La Poste, JCDecaux, SNCF, Aéroport de Paris ou encore Sanofi, qui a attiré plus de 25 000 visiteurs dans son « Village des Innovations ». D’autres ont fait le choix du payant, comme l’assemblée générale de l’EBG, réservée à ses membres et à la presse, ou LeWeb, avec des places dont le tarif officiel varie de 300 à 2 300 euros. Mais les organisateurs ont souffert d’une chute considérable de la billetterie. Chez Les Echos Events (300 à 1 200 euros le ticket d’entrée) par exemple, les revenus provenant de l’accréditation des spectateurs ont chuté de 80 % en 2008 à 15 % en 2014. « Dans certains secteurs pointus, où peu de conférences sont organisées, comme les coopératives agricoles ou l’aéronautique et la défense, les recettes se maintiennent. Mais dans la transformation numérique, les professionnels sont énormément sollicités et la culture n’est pas de payer », observe Alexandre Nobécourt, directeur délégué des Echos Events. Autre explication, les changements intervenus dans la formation en entreprise, qui ont abouti au fait que « les cadres ne peuvent plus choisir aussi facilement qu’avant comment ils dépensent leur enveloppe dédiée à la formation », remarque Alexandre Nobécourt. Du coup, pour continuer à remplir malgré tout leurs salles, les événements payants n’hésitent pas à pratiquer une politique commerciale agressive : beaucoup de participants ne paient pas le prix facial mais bénéficient de fortes promotions, quand ils ne sont pas simplement invités.

“Dans la transformation numérique, les professionnels sont énormément sollicités et la culture n’est pas de payer pour une conférence.” Alexandre Nobécourt, Les Echos Events

Le sponsoring de plus en plus important

Pour compenser cette perte, les organisateurs ont donc dû se tourner vers les sponsors de manière de plus en plus appuyée. Le DigiWorld Summit de l’IDATE reçoit ainsi le soutien de collectivités locales, comme la région Languedoc Roussillon et la métropole de Montpellier, et d’entreprises, comme Accenture, IBM, Orange ou JCDecaux. Pour le Web2Day de Nantes, les sponsors se nomment Google for Entrepreneurs, ERDF, SNCF ou encore Banque Populaire Atlantique. Les partenaires du Hub Forum sont classés en quatre catégories : « Platinium » (La Poste/Mediapost, Radium One), « Gold » (Criteo, Quantcast, Rocket Fuel, AppNexus) « Silver » (Hopscotch, Fred & Farid) et « Bronze » (Teads, comScore, Facebook). Les sponsors contribuent par exemple pour 80 % au budget de 300 000 euros du Web2Day, organisé à Nantes depuis sept ans et qui a attiré 2 600 visiteurs en 2015. Très sollicités, ils ont tendance à diversifier leurs partenariats et à changer régulièrement leurs arbitrages, à moins d’avoir des affinités avec un média ou un organisateur. Généralement, leur but n’est pas tant de développer leur image que d’engranger les cartes de visites dans les espaces dédiés au networking. « Ils veulent parfois que l’on s’engage sur le nombre et le profil des personnes présentes à l’événement, pour traduire leurs nouvelles rencontres en chiffre d’affaires », explique Alexandre Nobécourt (Les Echos Events). Mais la dépendance vis-à-vis du sponsoring a ses limites lorsque la concurrence est trop vive. En juin dernier, l’embouteillage a été tel que « certains événements ont vu d’importants sponsors se retirer au dernier moment, mettant leurs finances en péril », rapporte un organisateur. Autre inquiétude : la distance prise par des sponsors historiques, comme les médias (voir encadré) et les éditeurs de logiciels qui préfèrent… monter leur propre événement. Organisés depuis 2007, les Microsoft Tech Days, par exemple, rassemblent 17 000 personnes au Palais des Congrès.

Modèles économiques hybrides

Pour s’adapter à ces changements, les organisateurs ont tâtonné à la recherche d’un nouveau modèle économique. Les Echos Events se sont ainsi positionnés comme agence événementielle, en organisant des événements pour le compte de tiers. Cela représente désormais environ la moitié du chiffre d’affaires de la structure. La formule paie, puisque la filiale du quotidien économique vise un chiffre d’affaires de 4,5 millions d’euros en 2015, soit un retour à son niveau de 2010. L’IDATE, qui organise le DigiWorld Summit (1 400 visiteurs en 2015) depuis les années 1970, est parvenu à un modèle mixte : un tiers du budget (dont il ne veut pas préciser le montant) provient de subventions des collectivités locales, un tiers du sponsoring, et le dernier tiers de la billetterie et des cotisations versées par les membres du think tank.

Les principales dépenses : le lieu et la communication

L’accroissement de la pression concurrentielle autour des sponsors, des participants, des intervenants et des sujets n’est pas anodin pour un modèle qui se révèle plus lourd qu’il n’y paraît. « De plus en plus d’agences, d’associations professionnelles et de médias veulent se lancer dans l’organisation de conférences, mais ils ne se rendent pas toujours compte du temps et de l’argent que cela requiert », met en garde Emmanuel Vivier, qui organise pour la sixième fois début octobre le HUBFORUM, conférence de deux jours sur la transformation digitale des entreprises. La location de la salle et son équipement figurent au premier rang des postes de dépense. Pour les grand-messes qui choisissent de prendre possession pour quelques jours du Carrousel du Louvre ou du CNIT, à La Défense, la facture peut atteindre 100 000 à 300 000 euros, selon les choix en matière d’aménagement, d’éclairage, de production son et vidéo. Les acteurs plus petits avec un solide contenu et un réseau suffisant peuvent se faire inviter, comme Netineo chez Google ou chez TF1, ravis d’associer leur image à ses conférences sur la vidéo en ligne ou le programmatique TV, lesquelles réunissent des professionnels de haut niveau. Il s’agit ensuite de remplir la salle grâce un important travail de communication. Cela peut impliquer de mettre en place des partenariats médias, d’animer sa communauté sur Facebook et Twitter, acheter des Google Ads, piloter une campagne d’e-mailing – ce qui impose parfois d’acheter de coûteuses bases de données – et actionner des RP. « C’est une mécanique subtile à piloter. Nous suivons jour après jour nos indicateurs pour s’assurer que nous ne sommes pas en retard par rapport à l’année précédente. Lorsque c’est le cas, nous augmentons nos efforts de communication », explique Emmanuel Vivier (Hub Forum).

“De plus en plus d’acteurs veulent se lancer, mais ils ne se rendent pas compte du temps et de l’argent que cela requiert.” Emmanuel Vivier, Hub Forum

Les bonnes recettes de TEDx et du Web Summit Dublin

La qualité des prestations lors de l’événement, essentielles pour fidéliser les visiteurs d’une année sur l’autre, nécessite parfois d’aider les intervenants à améliorer leur expression en public. TEDx Paris et TEDxParisSalon sont par exemple édités par la société Brightness, créée en 2012 par Nawal Hamitouche, spécialisée dans la formation à la prise de parole en public et le coaching scénique. Le choix des intervenants a aussi son importance : « Les speakers sont très sollicités, si bien qu’il n’est pas rare que les visiteurs les plus assidus les retrouvent d’un événement à l’autre », déplore Jean-Dominique Séval, directeur général adjoint de l’IDATE. Pour identifier de nouveaux visages, les organisateurs doivent parfois sillonner les conférences autour du monde, à l’instar d’ Emmanuel Vivier et Vincent Ducrey, du Hub Forum. Pour attirer des participants toujours plus sollicités, CCM Benchmark (Comment ça marche, L’internaute, JDN) adapte d’ailleurs ses formats, avec des événements « peu chronophages, comme les demi-journées et les petits déjeuners », indique Yaël Clarke, directrice de CCM Institut, qui regroupe à la fois les événements, les formations et les études du groupe. Parmi les grand-messes numériques, le Web Summit, organisé début novembre à Dublin et réunissant startups, investisseurs et grand public, fait figure d’exemple. Pour faire le « buzz », il n’hésite pas à inviter des têtes d’affiche sans rapport apparent avec le numérique, comme Bono ou Eva Longoria en 2014. Et à utiliser la data. Sur un billet de blog, son directeur Paddy Cosgrave a en effet expliqué comment elles l’ont aidé à passer en quatre ans de 400 à 22 000 visiteurs : une équipe de data scientists a été recrutée pour concevoir un algorithme favorisant le networking entre les participants. Ils ont notamment conçu un « Tinder pour conférences » qui rapproche les start-up des venture capitalists susceptibles d’être intéressés par leur pitch.

Le Web Summit Dublin a utilisé la data pour passer de 400 à 22 000 visiteurs.