Hôpitaux : quels logiciels pour anticiper et planifier l’occupation des lits ?

Comment gérer le flux de patients quand un seul pôle médical peut recevoir une dizaine de milliers d’hospitalisations par an ? Dans les 3 089 établissements publics et privés français, la Drees (Direction de la recherche, des études, de l’évaluation et des statistiques) avait recensé 408 245 lits en 2017. Les établissements “médecine, chirurgie, obstétrique” (MCO), où l’hospitalisation dure en moyenne 5,6 jours, disposaient à eux seuls en 2016 de 216 599 lits qui ont vu passer 12,2 millions de patients au cours de 18,6 millions de séjours. Selon le même rapport publié par la Drees, 20,3 millions de passages aux urgences avaient été enregistrés en 2017. Ces chiffres le confirment : la gestion par les fiches santé ne peut plus suffire. À la recherche d’une meilleure organisation, les hospitaliers raccordent des logiciels de planification et de gestion des lits aux systèmes d’information des hôpitaux.

Au CHRU de Nancy, le progiciel WebPCP de Web100T a été récemment installé. “Le projet a démarré en 2015 et le déploiement de la gestion dans les pôles a commencé en 2017”, nous informe Sophie Pottier, cadre supérieure de santé qui suit ce projet baptisé “Optimisation du parcours du patient” (OPP). Thierry Hengoat, chef de produit chez Web100T, rappelle le contexte : “à l’époque de l’initiation de notre projet avec le CHRU de Nancy, l’établissement avait reçu des directives de l’ARS régional pour réduire ses dépenses publiques”. Près de 300 lits avaient alors été supprimés : “l’enjeu a été de traiter autant de patients tout en disposant de moins de placements possibles, enchaîne le responsable. Afin de maximiser la prise en charge, il a donc fallu adopter un logiciel et améliorer l’organisation”.

Au groupe OC Santé, en Occitanie, Alix Sirven, responsable du pôle projets pour les systèmes d’information, parle d’“un logiciel d’anticipation et un outil de géolocalisation en temps réel” : ce groupe de santé indépendant a ainsi opté pour Hopital Manager, la solution de Softway Medical. Alix Sirven décrit l’aperçu du logiciel qui “matérialise une version graphique des lits dans les services” : “chaque service de soins est représenté par un carré. Dedans, les patients sont indiqués, dans leurs lits. En parallèle, nous apercevons les salles intermédiaires où il est pris en charge, comme par exemple le bloc opératoire”. Depuis la signature d’un partenariat fin 2018, le MiPih est devenu distributeur de la solution Hopital Manager.

Désigner des “bed managers”

Pour accompagner les outils numériques, les établissements hospitaliers mettent en place des équipes de “bed managers”, appelés également “agents de régulation”. Par exemple, le dispositif OPP repose sur deux axes : la programmation et  la gestion des flux programmés et non programmés (urgences). Les bed managers y gèrent à ce jour plus de 800 lits conventionnels. Tous les pôles ont été équipés de WebPCP.  Le déploiement du dispositif (programmation et gestion des lits) touche à sa fin, seuls les pôles de gériatrie et de cardiologie manquent à l’appel. Ils seront cette année, ce qui passera le nombre de lits à plus de 1000.  Mais à la tour de contrôle, ils sont seulement une petite équipe d’agents aux commandes : “nous avons quatre bed manager le matin, un seul l’après-midi et deux pour les urgences 24h/24 et 7j/7 (en alternant toutes les 12 heures)”, précise Sophie Pottier. La programmation de l’activité hospitalière commence avec les infirmiers de parcours. Ils accompagnent le patient de manière anticipée dès qu’il a fait sa consultation, déclenchant sa pré-admission dans le logiciel qui est également lié au gestionnaire informatique du flux des urgences. La date d’entrée est alors notée et le logiciel génère automatiquement la date de sortie selon la durée prévisionnelle de séjour en lien avec la prise en charge”.

Ces informations s’affichent pour les bed managers sur un écran principal qui représente le secteur d’hospitalisation, les chambres et les patients visionnés en bleu et rose afin d’en différencier le sexe et annotés de leurs dates d’entrée et de sortie prévisionnelle. Dans les services de soins, l’infirmier indique les modifications en temps réel en se connectant à WebPCP : en plus d’enregistrer la date d’entrée du patient, il renseigne l’ensemble de ses mouvements (admission, mutation, transfert, sortie…) et cela se répercute sur la plateforme visualisée par les bed managers. “Ils peuvent alors voir si un lit se libère et si nous pouvons par exemple faire entrer un patient en urgence pour occuper cette place, appuie Sophie Pottier. Ou encore proposer à un médecin d’héberger son patient dans une autre unité par manque de lits. Tout cela renforce notre capacité d’anticipation, et limite le stress et la pression pour le personnel.”

Des pré-paramétrages prêts en amont

Le mode d’emploi de ces logiciels ne diffère pas beaucoup d’une solution à l’autre. “Après consultation du patient, le médecin fait une annonce sur Hopital Manager, explique Alix Sirven, et celle-ci est transmise au bloc opératoire ainsi qu’au bed manager qui va programmer le lit. C’est au matin que le bed manager récupère toutes les entrées, gère le plan d’occupation en fonction des sortants et pré-programme alors un lit pour le patient entrant. L’agent d’accueil valide l’entrée du patient. Dans le logiciel, le patient se positionne déjà dans son lit. Mais dans la pratique, soit un infirmier ou un membre du personnel soignant l’accompagne en effet jusqu’à son lit, soit il est dans une salle d’attente avant de rejoindre son service par exemple, pour ensuite retourner dans son lit. Pendant tout ce temps, l’écran affiche à la fois que le patient occupe ce lit précis et qu’il se déplace dans les petits carrés s’il est en mouvement : tout est signalé grâce à des étiquettes bleues et roses déplacées au clic.” Le rôle du bed manager est donc “un poste de centralisation qui permet d’alerter, d’organiser et de placer le patient selon sa demande”.

Le parcours du patient est paramétrable et modifiable au cours de son séjour. Le logiciel de Web100t, WebPCP, est adapté selon les besoins de l’établissement : “dans les paramètres du logiciel, nous avons enregistré tous les motifs d’hospitalisation éventuels, la durée de séjour moyenne correspondante, ou encore la liste des médecins, explique Bruno de Aguiar, ingénieur hospitalier au CHRU de Nancy. C’est donc une liste de tous les types de séjour possibles qu’utilise au quotidien l’infirmier coordinateur pour programmer le séjour du patient. Cet environnement est vivant puisque, récemment, nous avons intégré de nouveaux types de séjours et d’interventions médicales et mis à jour le paramétrage des temps de séjour moyens à l’aide d’indicateurs produits en interne”. Et si un plan semble utile, Bruno de Aguiar confie une autre ambition : “nous sommes en train d’étudier comment connaître la disponibilité des lits sans avoir à consulter le planning”. Sachant que ce dernier peut aussi n’être qu’un module de plus dans le logiciel choisi.

Ainsi, Hopital Manager, de Softway Medical, inclut d’autres modules. Carmen Giannucci, responsable marketing produit chez l’éditeur, affirme que 900 structures utilisent Hopital Manager (dont Ramsay Générale de Santé, Korian, Almaviva, Orpea, la Croix-Rouge française ou encore Amgen) : “Hopital Manager permet une mise en commun de toutes les ressources, humaines comme matérielles, et ne se résume pas au placement dans les lits. L’objectif de Softway Medical est d’augmenter le potentiel de ses utilisateurs. À ce titre, Hopital Manager bénéficie d’une large couverture fonctionnelle en prenant en charge tous les métiers d’un établissement de santé. Il est ainsi utilisé par les médecins, les chirurgiens, les bed managers et les cadres infirmiers, il prend en charge l’intégralité des activités administratives, médicales et médico-techniques avec un seul et même applicatif. Une information saisie par un personnel administratif ou médical (médecin, chirurgien, anesthésiste, infirmier ou bed manager par exemple) est directement disponible aux autres acteurs de la prise en charge du patient. Chaque applicatif est complété par des applications dédiées de business intelligence, support d’aide à la décision”. Alors qu’OC Santé dispose depuis 2009 d’Hopital Manager, l’outil de géolocalisation du logiciel a été déployé pour la première fois entre 2017 et 2018 à la clinique du Millénaire, qui regroupe 312 lits (24 500 séjours par an), et à la clinique Clémentville, équipée de 191 lits (14 000 séjours par an), en mai 2019. OC Santé rassemble 16 établissements, un total de 1900 lits et gère 200 000 séjours par an et 60 000 passages aux urgences.                

Les interfaces d’interopérabilité, un point critique

Le CHRU de Nancy dispose du logiciel de gestion administrative du malade M-GAM de Maincare. “Chaque jour, 20 000 fichiers sont échangés entre M-GAM et WebPCP, souligne Bruno de Aguiar. L’interopérabilité constitue une part essentielle dans le bon fonctionnement du logiciel. En juin 2015, 4 personnes étaient chargées de mettre en production cette nouvelle interface bidirectionnelle.” Maincare propose également M-Crossway qui inclut la gestion des lits : “il s’agit de notre dossier patient informatisé historique, se félicite Luc Minard, chef de produit finance et pilotage, et c’est lui qui permet la programmation prévisionnelle des lits”.

Et depuis 2012, Maincare propose en France le logiciel d’optimisation de la gestion des flux de patients M-Visibilité. Celui-ci récupère des informations du DPI et des logiciels métiers pour les afficher auprès des bed managers et du service soignant : il s’agit des mouvements du patient, des soins particuliers, des résultats de laboratoire ou encore des services de radiologie, entre autres. En termes d’interopérabilité, M-Visibilité peut communiquer avec n’importe quel système d’information tant qu’il est conforme à la norme HL7. Il a équipé une dizaine d’établissements français dont le CHU de Poitiers, le CHU de Limoges, et le CH de Maubeuge. Les fonctionnalités de M-Crossway sont aussi présentes dans Maincare IC, plateforme qui intègre des services numériques de territoire. 

Un moteur de règles simplifié

“Avec WebPCP, chaque bed manager dispose non seulement d’une vision graphique de l’établissement mais aussi d’aide au placement automatique, détaille Thierry Hengoat. Le logiciel se base sur un moteur de règles. Par exemple, il ne faut pas associer un homme et une femme dans une même chambre, il ne faut pas placer le patient dans une chambre particulière s’il ne l’a pas demandé, on ne place pas ensemble deux patients d’un même âge, ni de patient en ambulatoire dans un lit d’hospitalisation… Des règles s’appliquent tout au long du séjour et les anomalies de placement sont détectées. Si le changement n’est pas nécessaire, le bed manager peut alors corriger.” Mais l’outil est souple : “il est aussi possible de rentrer manuellement des règles exceptionnelles”.

Une fourchette de prix variable

“Le module de gestion des lits est tarifé en fonction du nombre de lits et places de l’établissement et commercialisé en mode licence SaaS (abonnement mensuel) ou non”, déclare Carmen Giannucci. “Nos applicatifs sont modulaires, appuie Thierry Hengoat, et leurs prix dépendent en plus des besoins de l’établissement, de sa taille, de la nécessité ou non de donner une formation, d’aider au démarrage…” Pour Luc Minard, c’est là que réside la difficulté de déploiement de M-Visibilité : “le prix est fixé par lit. C’est un coût d’investissement significatif et lourd qui peut effrayer certains établissements qui ne sont pas prêts à concrétiser rapidement un retour sur investissement”. Toujours d’après Luc Minard, M-Visibilité a pourtant fait ses preuves : “il favorise une baisse de 10 % de la durée moyenne de séjour, fait augmenter l’activité d’admission de 15 % et de 25 % les taux de sortie le matin, et il réduit de 30 % le nombre d’interventions chirurgicales reportées à cause d’une urgence qui décalerait le processus”. Nous parvenons toutefois à avoir le prix d’une seule des solutions repérées : le gestionnaire de flux Patient Flow Manager, commercialisé par le cabinet de conseil Effigen depuis 2009 et utilisé au CHU de Nantes, au CHU de Dijon et au CH du Mans, entre autres. “Pour un hôpital d’à peu près 500 lits, il coûte environ 100 000 €”, confie Dominique Dejean, associé majoritaire responsable de l’activité gestion hospitalière. Quant à Thierry Hengoat, qui note que WebPCP est déployé à 80 % dans le privé dont Elsan et Vivalto, il trouve qu’il existe une différence de maturité : “celle-ci est plus élevée dans le privé. Les établissements publics n’ont pas cette dynamique”. 

Zoom sur quatre fournisseurs d’outils de planification dans les hôpitaux