Comment le GCS e-santé Bretagne a monté un système d’information partagé entre structures de coordination des soins

Tout est parti de la volonté des nombreuses structures bretonnes qui accompagnent les patients en situation complexe (malades chroniques, personnes dépendantes…) de se coordonner grâce à un outil numérique régional : “plateformes territoriales d’appui (PTA), méthodes pour l’autonomie et l’intégration des malades d’Alzheimer (Maia), centres locaux d’information et de coordination (Clic)… ainsi que les réseaux historiques”, cite Renaud Lefevre, directeur du groupement de coopération sanitaire (GCS) e-Santé Bretagne. Autant de “dispositifs d’appui à la coordination” qui aident les professionnels de santé de premier recours à trouver des solutions pour éviter les ruptures de parcours et prévenir des hospitalisations inutiles. Un appel d’offres a été lancé par l’Agence régionale de santé (ARS) fin 2016, à la recherche non pas d’un logiciel mais d’un système d’information pour communiquer en temps réel entre acteurs. L’objectif : permettre à chacun, quels que soient son lieu et son mode d’exercice, d’intervenir et de participer au parcours de soins. C’est Médialis qui remporte cet appel d’offres en septembre 2017. La société édite Médiateam, une solution déjà déployée depuis 2006 dans des structures médicosociales et depuis 2010 dans des services de coordination.

Une dynamique évolutive

A partir d’octobre 2017, une trentaine de groupes de travail sont constitués, intégrant des acteurs du terrain, un chef de projet Médialis et le GCS e-santé Bretagne, coordinateur opérationnel du projet, en la personne de sa cheffe de projet Gwenaëlle Le Garrec. “Ces groupes de travail en amont du projet se réunissent sur une demi-journée à une journée et nous demandions à un pool pluridisciplinaire d’une douzaine de personnes de répondre au cahier des charges prédéfini, de l’affiner et de paramétrer l’outil en direct avec Médialis. Le rôle de ces groupes, poursuit-elle, est d’atteindre un consensus, d’opérer un choix et de le remonter au comité projet. Nous continuons toujours à les faire vivre puisque la solution est évolutive.” Erwann Gravot, directeur associé de Médialis, indique en effet “proposer une nouvelle version de Médiateam tous les mois”. Les fonctionnalités arrivent ainsi au fil de l’eau. Au total, plus de soixante personnes ont été impliquées dans la construction du projet.

Le guichet d’orientation, une spécificité

Et les besoins avaient été clairement définis par le terrain : la solution du prestataire, hébergée par la région, devait fournir a minima un guichet d’orientation et un dossier de coordination, deux points d’entrée distincts, ainsi qu’un dossier de structures pour la gestion des informations propres au dispositif de coordination, et pouvoir se connecter aux outils existants que sont le dossier médical partagé (DMP), le répertoire opérationnel des ressources (ROR, qui décrit les ressources sanitaires et médicosociales à l’échelle régionale), la messagerie, etc. Le dossier de coordination rassemble le dossier administratif, les fiches de suivi, l’agenda, le projet de coordination et la génération automatique du plan personnalisé de santé et/ou d’un plan de service individualisé.

L’objectif était ensuite de déployer l’outil auprès de 25 dispositifs de coordination, dont cinq pilotes, et de l’intégrer à l’espace numérique régional de santé (ENRS), la plateforme télésanté locale qui rassemble les services dématérialisés et dont le GCS e-santé Bretagne assure la maîtrise d’ouvrage. Des besoins qui ont imposé des développements spécifiques à Médialis. Le guichet d’orientation en est un, qui facilite le repérage, la pré-évaluation d’une situation, son orientation et son suivi. L’envoi de documents par la messagerie sécurisée de santé en est un autre, ainsi que la DMP compatibilité, l’interopérabilité avec le ROR et la mise à disposition d’un portail partenaires (professionnels libéraux et structures intervenant dans le parcours de soins), accessible en mobilité. Il a également fallu travailler spécifiquement sur la migration des Maia déjà utilisatrices de Médiateam, et celle même des réseaux spécifiques bénéficiant déjà d’un outil propre.

Une période de test de six semaines

Du 5 mars au 17 avril 2018, la solution, baptisée Gwalenn – “qui signifie cercle en breton”, souligne Renaud Lefevre – fait l’objet d’un premier déploiement pour tester l’utilisation en conditions réelles de ses deux premiers modules, les dossiers de coordination et de structures. Trois PTA et deux Maia l’accueillent, moyennant une formation, la mise à disposition d’un cahier de tests et un support en présentiel ou par téléphone du GCS et de Médialis. À l’issue de cette période dite de VSR pour vérification de service régulier, 236 dossiers et 1 421 fiches de suivi sont créées. Une réunion de bilan fait également état d’utilisateurs satisfaits et de nombreuses demandes d’évolution mais aussi d’“un point de vigilance”, se rappelle Erwann Gravot : l’utilisation de l’annuaire régional des professionnels de santé. Les sites pilotes et le GCS donnent en tout cas leur feu vert pour déployer Gwalenn sur l’ensemble du territoire breton, ce qui sera effectué entre avril et décembre 2018. Le guichet d’orientation et le portail partenaires voient le jour en février 2019. Les coûts de déploiement de l’outil (investissement, maintenance, prestation d’accompagnement) sont pris en charge par l’ARS, indique cette dernière. Et, pour y accéder, la structure doit adhérer au GCS, soit un apport au capital et une cotisation annuelle basée sur les recettes de l’année n-2 (la première année d’adhésion ne représente aucune coût). Un identifiant unique permet alors d’accéder également aux différents outils de l’ENRS portés par le GCS, ainsi qu’au ROR et à l’annuaire régional.

Un déploiement rapide

Au 21 mai 2019, l’outil comptabilise 168 utilisateurs actifs en moyenne par mois, 38 dispositifs d’appui à la coordination, 10 017 dossiers et 170 043 fiches de suivi. Un succès : “nous avions initialement prévu d’intégrer 25 dispositifs d’appui à la coordination, rappelle Gwenaëlle Le Garrec. Actuellement, la totalité des Maia de Bretagne, soit 21, a intégré l’outil, dont cinq Clic. S’y ajoutent deux réseaux de soins palliatifs en pédiatrie et neuf PTA. Il en manque une qui compte deux sites et qui intégrera Gwalenn dans les prochains mois”. Elle poursuit : “l’outil a une prise en main souple. Les formations à son utilisation se font en groupe de dix personnes, sur une journée, et l’outil est disponible dès la fin de la formation. Outre un accompagnement sur site, nous effectuons des points d’étape avec les utilisateurs, à un mois, à six mois, etc.” 25 formations ont été réalisées à ce jour, le comité de projet s’est réuni huit fois et le fera pour la neuvième fois au mois de juin, le comité de pilotage deux fois et une troisième réunion est planifiée en juillet.

Un nouvel AMI de l’ARS en cours

“Demain ? Un nouvel appel à manifestation d’intérêt a été lancé par l’ARS en mars dernier (en cours d’attribution, ndlr), afin d’étudier l’opportunité d’intégrer les Clic et les pôles de compétences et de prestations externalisées (PCPE, qui accompagnent les personnes handicapées, ndlr) à Gwalenn, fait savoir Gwenaëlle Le Garrec. Certains Clic ont déjà commencé à l’utiliser et appellent à quelques évolutions fonctionnelles. Une grande majorité de Clic bretons souhaitent en tout cas l’outil”. Le GCS aspire également à étendre le périmètre d’actions de sa solution auprès de nouveaux acteurs, “au sens large du cercle de soins”.