Retour sur l’installation du DPI d’InterSystems à l’Hôpital américain de Paris

Face à la nécessité de changer de système de dossier patient informatisé, l’Hôpital américain de Paris (HAP) s’est tourné vers InterSystems. “L’HAP avait une solution ancienne en place et avait été informé par son fournisseur de la fin de support”, rappelle Carlos Jaime, directeur général d’InterSystems France. Olivier Bucamp, DSI et RSSI de l’HAP arrivé en janvier 2019, renchérit : “L’éditeur était basé à l’étranger et HAP était le seul client en France. La prestation de support n’était pas au rendez-vous. La solution en place nécessitait des efforts importants pour le maintien en conditions opérationnelles et donc une équipe importante au niveau de la DSI pour la faire vivre. De plus, il y avait eu un peu trop de customisation de la solution, ce qui a également présenté des problèmes”. Du fait de cette expérience, un des aspects du cahier des charges était “de ne pas entrer trop dans la customisation, ce qui est un élément de pérennité indispensable”, note Olivier Bucamp. Un autre aspect du projet était d’étendre la couverture fonctionnelle du dossier patient informatisé. “Nous avions l’ambition de couvrir toutes les unités de soins de l’établissement. Cela impliquait quelques challenges comme le suivi d’accouchement, le partogramme, au niveau de la maternité”, note Olivier Bucamp. Il précise que ce projet fait partie du programme de transformation 2018-2022 de l’HAP pour lequel “la digitalisation constitue une part importante, le DPI étant le socle sur lequel nous souhaitons nous appuyer”.

Cinq mois de déploiement

Après une information sur le projet initiée en juillet 2017, un dialogue compétitif a été mené en septembre de la même année, se remémore Carlos Jaime. Il détaille : “Différents éditeurs ont fait acte de candidature. Nous sommes trois à avoir été présélectionnés. On nous a alors exposé le cahier des charge et nous sommes entrés, à partir de novembre 2017, dans la phase de démonstration des solutions et de présentation à une équipe restreinte composée de membres de la DSI, de référents médicaux et paramédicaux”. Cette phase a été pilotée par CG2 Conseil, précise Olivier Bucamp. Le directeur général d’InterSystems souligne que la prise de décision a été validée en juillet 2018. HAP a opté pour la solution TrakCare d’InterSystems. Un choix afin “de rationaliser son système d’information et de mieux répondre aux enjeux de qualité, de fiabilité et de sécurité des données médicales circulant au sein de l’établissement”, indique HAP dans son rapport d’activité 2018.

À partir de juillet 2018, les équipes d’InterSystems ont donc travaillé avec la DSI de l’HAP pour un “go/live” le 8 janvier 2019. “Nous avons eu cinq mois entre la commande et le go live pour déployer une solution avec un périmètre fonctionnel extrêmement large”, témoigne Carlos Jaime. Une rapidité de déploiement louée par Olivier Bucamp : “La mise en oeuvre a été vraiment rapide pour un projet de cette dimension, tant humaine que financière”. Une rapidité permise notamment par le peu de customisation de la solution, se félicite le DSI.

Pour mener le projet, InterSystems a mis en place “une équipe socle de huit personnes” tandis que cinq autres ont travaillé dessus au sein de l’HAP. “Les jours du go live, nous avions 18 personnes”, indique Carlos Jaime. Le déploiement s’est effectué en appliquant la méthodologie Aries (architecture pour l’implémentation rapide de systèmes d’entreprise) décrite par InterSystems. “La phase de qualification est très importante. Elle permet de déterminer le périmètre fonctionnel, le paramétrage… afin d’avoir une solution robuste dès le démarrage”, indique Olivier Bucamp. Il liste les points particuliers de déploiement en plusieurs éléments en parallèle : “le dossier de soins, le dossier patient, le dossier pharmaceutique, la transmission ciblée, les urgences, la maternité ainsi que la mise en place des tableaux de bord avec des indicateurs de performance dès le départ pour analyser l’évolution de l’adoption des outils et la manière dont ils étaient utilisés. Tout en assurant le lancement avec le maintien en condition et le débuggage, nous avons porté une attention particulière sur les retours des utilisateurs”. 

Une phase de sensibilisation et de formation

L’adoption par les 1 000 utilisateurs de l’établissement a fait également l’objet de plusieurs actions en amont du déploiement. “Dans la vie d’un projet, la communication est un des éléments clés. Si on ne prend pas les devants, la gestion du changement est plus compliqué”, souligne Olivier Bucamp. Des actions de sensibilisation ont été menées, comme un décompte des jours restant avant le déploiement accessible pour les membres de l’HAP. Des formations ont également été organisées. “Nous avons formé les formateurs, des référents par environnement. Puis ils ont organisé des formations, à l’heure du déjeuner pendant le mois de décembre 2018. Il s’agissait de formations de 2 heures par personnel soignant. Des sessions ont aussi été menées pour ceux travaillant de nuit”, détaille Carlos Jaime.

Si les deux partenaires reviennent volontiers sur les différentes étapes du projet, le budget reste confidentiel. Quand Olivier Bucamp plaisante sur “l’investissement beaucoup trop important”, Carlos Jaime fait valoir “la seule technologie intégrée du marché” que “nous fournissons clé en main” avec le déploiement “en cinq mois” à “100 % par InterSystems de l’infrastructure technique”.Il souligne aussi la moindre consommation énergétique de la solution : “en termes de coûts d’infrastructures, nous étions 70 % moins énergivore à périmètre fonctionnel équivalent”. Le DSI de l’HAP note par ailleurs la capacité d’avoir une interopérabilité avec les logiciels tiers.

Après le déploiement en janvier 2019, d’autres lots ont été livrés “jusqu’au début de l’été. Et maintenant, nous attaquons un autre lot : la gestion des consultations”, indique Olivier Bucamp. Il se félicite par ailleurs du niveau de satisfaction des utilisateurs, alors que “85 % de notre cible utilisateurs étaient touchés en juillet”. Il cite aussi un retour de la Haute Autorité de santé venue pour une certification en septembre : “Ils ont noté l’incroyable rapidité de mise en oeuvre de cette solution et le niveau de maîtrise par le corps médical”.

L’HAP prévoit maintenant de travailler sur les usages. “Nous commençons à travailler sur l’accompagnement des patients post-hospitalisation, le coaching personnalisé et la pré-admission”, confie le DSI. Ces développements autour de l’expérience patients et son parcours de soins devrait s’articuler autour d’un futur portail patient.