GHT : 5 enseignements des schémas directeurs sur les systèmes d’information convergents

Le 31 décembre 2017 était une date butoir pour les 135 groupements hospitaliers de territoire (GHT). Ils devaient communiquer le schéma directeur du système d’informations convergent auprès de la DGOS (direction générale sur l’organisation des soins). Issus de la loi de modernisation du système de santé de janvier 2016 (loi n° 2016-41), les GHT doivent mettre en place une organisation commune s’appuyant sur des fonctions mutualisées obligatoires. Parmi elles, se trouvent “la stratégie, l’optimisation et la gestion commune d’un système d’information hospitalier convergent”, indique la DGOS dans un guide méthodologique.

“Le système d’informations convergent devient une fonction stratégique pour la mise en place des GHT. Il s’agit de partager les mêmes outils (et applicatifs) et de bénéficier de mêmes postes de travail, facilitant les prises en charge et parcours de soins au sein des établissements du GHT”, observe Caroline Le Gloan, cheffe de bureau des Systèmes d’information des acteurs de l’offres de soins à la DGOS. Le schéma directeur du système d’information doit, selon la DGOS, permettre de “cartographier l’existant, déterminer la cible de convergence en cohérence avec les objectifs stratégiques du GHT (notamment en lien avec les projets médical (PMP) et de soins partagé (PSP)) et définir la trajectoire pour atteindre le SI cible (ordonnancement et priorisation des projets; définition d’étapes intermédiaires le cas échéant et évaluation des moyens nécessaires)”. Un document qui témoigne des orientations stratégiques des GHT pour les années à venir et des investissements associés.  

1 – Tous les GHT n’ont pas finalisé leur schéma directeur

Pourtant, tous les GHT n’ont pas réussi à tenir les délais. “Même si les schémas directeurs ne sont pas tous encore finalisés, les GHT se sont mis en place de manière générale. Les chantiers sont lancés. Les collègues commencent à travailler ensemble, cartographient l’existant”, assure Cyrille Politi, conseiller transition numérique de la Fédération hospitalière de France (FHF). Christophe Clément-Cottuz, membre du comité Santé du Syntec numérique se montre plus critique : “Depuis avril 2016, les GHT devaient réaliser un schéma directeur avant le 31 décembre 2017. Le système y va à reculon. Il existe des freins à cette mutualisation, et notamment culturels. Globalement, il manque le sponsoring des pouvoirs publics”.

Si la DGOS ne communique pas sur le nombre de dossiers reçus, elle a lancé mi-novembre 2017 un appel à projets de 25 millions d’euros, clos le 15 janvier 2018. Parmi les 16 thématiques, quatre concernent les systèmes d’information. La thématique n°13 porte plus particulièrement sur “une aide pour la finalisation du schéma directeur”, précise Caroline Le Goan. 1 007 projets ont été déposés dont 381 sur les thématiques relatives aux SI. Les projets sélectionnés par les ARS devraient être connus le 28 février, précise Clémence Mainpin, cheffe de projet GHT à la DGOS. A l’Asip Santé, Elsa Créac’h chargée de mission sur les GHT rappelle qu’ ”en ce début d’année, les schémas directeurs proposés par les GHT resteront certainement à finaliser pour proposer, au-delà de la cible, la trajectoire de mise en œuvre”.

Les raisons avancées par les GHT n’ayant pas finalisé le schéma directeur sont diverses. A l’exemple du GHT Navarre Côte Basque. “Je suis arrivé le 3 janvier 2018 et mon prédécesseur était parti à l’été 2017. L’écriture du schéma directeur est une des priorités. Nous devrions le finaliser début mai”, témoigne Dominique Desmay, DSI du GHT Navarre Côte Basque. S’il prévoit de réaliser le schéma directeur avec des ressources internes, il a postulé à l’appel à projets de la DGOS pour obtenir un financement. De son côté, Patrice Large, DSI du GHT Eure Seine Pays d’Ouche, a choisi début 2018 un prestataire dont le nom reste confidentiel pour réaliser le schéma directeur. “Onze établissements s’expriment”, précise-t-il.

2 – La difficile mise en place d’une DSI commune

Avant de rédiger un schéma directeur, s’est posée la question de la gouvernance. “Environ les trois de GHT sur quatre ont mis en place un comité de pilotage permettant de prendre les décisions sur les systèmes d’informations. Ce premier constat est basé sur les déclarations faites par les GHT au moment des comités régionaux. La plupart des GHT ont par ailleurs prévu un axe Ressources humaines afin de mettre en place progressivement une équipe DSI commune. Mais cela ne figure pas forcément dans les priorités. La DSI commune va se construire au fur et à mesure des projets”, observe Elsa Créac’h (Asip Santé), qui s’appuie des données déclaratives récoltées auprès de DSI de GHT lors des comités régionaux organisés par l’Asip Santé, en lien avec les agences régionales de santé (ARS). Elle ajoute : “Engager cette démarche est l’occasion de repenser la DSI et ainsi de la positionner en centre de services”.

C’est la réflexion en cours notamment au GHT Navarre Côte Basque.”Nous avons engagé une réflexion pour passer à une DSI plus stratège. Historiquement l’équipe était plutôt une équipe informatique en charge de l’exploitation. Nous voulons mieux organiser les projets, mieux anticiper les évolutions techniques et applicatives”, témoigne Dominique Desmay. Pour la DSI d’une vingtaine de personne, le DSIO prévoit de constituer deux départements : Infrastructure et support, et Département des applications et du numérique. Il veut par ailleurs associer un médecin expert clinique, un RSSI DPO et un expert de l’urbanisation des systèmes d’information.

Du côté du GHT Eure Seine Pays d’Ouche, Patrice Large a également entamé une réflexion autour de la DSI : “Nous sommes en cours de constitution d’une équipe commune avec l’agrégation des équipes. Nous avons déjà identifié entre 40 et 45 personnes réparties dans le GHT ainsi qu’un chef de projet convergence et un responsable sécurité des SI”. Il pose par ailleurs la question du regroupement des équipes sur le site support. “Nous n’obligerons pas les personnes à prendre leur poste sur un autre site. Il n’y a pas de nécessité de rapatrier les informaticiens sur un site dit “central””, note Patrice Large.

Au sein du GHT Sud Bretagne, “un gros travail de réorganisation de la DSI a été mené en parallèle de la transformation de l’hôpital”, témoigne Saber Aloui, son directeur. Ce GHT a pris une position un peu particulière. En effet, après la signature de la convention constitutive du GHT en juillet 2016, les quatre centres hospitaliers ont entamé une fusion pour ne former plus qu’un établissement hospitalier au 1er janvier 2018. Le GHT est donc maintenant constitué du CH Sud Bretagne et de l’établissement de santé mentale Charcot. Les quatre CH se sont donc dotés d’une DSI commune et ont fait converger leurs outils pour être prêts au début de cette année.

Pour accompagner la mise en place de cette DSI commune, la DGOS cite les publications de l’Anap (Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux) attendues au 1er trimestre 2018. Des modules de formations, développés par l’ANFH (Association nationale pour la formation permanente du personnel hospitalier) et la DGOS, devraient aussi être déployés en 2018 pour “faire monter en compétence les DSI des GHT sur la conduite du changement, la sécurité des SI, l’urbanisation…”, précise Caroline Le Gloan.

3 – Les options de convergence des socles fonctionnels et techniques

Outre la question de la gouvernance, la rédaction du schéma directeur devait permettre d’établir un état des lieux de l’existant et de prioriser les projets de convergence des socles fonctionnels et techniques. “Tous les GHT ont prévu de travailler sur la mise en place d’un identifiant patient à plus ou moins court terme. La tendance est la même pour l’identification des professionnels travaillant au sein du GHT. L’autre priorité évoquée est de mettre en place un outils support à leur projet médical partagé”, souligne Elsa Créac’h de l’Asip Santé. Clémence Mainpin (DGOS) renchérit : “avoir un système d’information convergent, c’est mettre en place des mêmes briques applicatives : un dossier patient informatisé, une même identité patient… Avec les schémas directeur, on a pris date pour éviter que désormais des établissements supposés travailler ensemble aient des choix divergents sur leur SI”. A la FHF, Cyrille Politi émet des réserves : “Si vous venez de déployer un dossier patient, vous n’allez peut-être pas tout casser immédiatement. La situation de chaque GHT doit être interprétée localement pour définir la meilleure trajectoire de convergence”. Le GHT Eure Seine Pays d’Ouche bénéficie d’un “gros atout” pour le dossier patient informatisé car “la quasi-totalité des établissements sanitaires sont équipés du même système”, confie Patrice Large.

Au GHT Sud Bretagne, il a fallu faire des choix. “Nous n’avons pas privilégié les solutions de l’hôpital pivot. Nous avons regardé ce qui coûtait le moins cher, qui était le plus simple à déployer et serait pérenne dans le temps. Pour la gestion RH, trois des quatre établissements avaient le même outil. Pour la gestion administrative du malade, nous avions trois systèmes identiques mais avec des versions différentes et un quatrième avec un autre outil. Sur le volet dossier patient, nous avions une problématique de doublon. Nos éditeurs ne savaient pas comment fusionner deux dossiers pour un même patient avec des pratiques différentes d’un site à l’autre. Il a fallu mettre en place une fusion de type absorption pour étendre le dossier patient qui était sur le plus gros site”, témoigne Saber Aloui. S’il n’a pas fait appel à un prestataire extérieur pour mener le projet, il souligne le travail en interne de coordination pour “faire travailler ensemble les éditeurs”.

Du côté du socle technique, la priorité semble être la mise en place d’un réseau haut débit ou très haut débit, observe Elsa Crea’h de l’Asip Santé. La mise en réseau a été ainsi une priorité du GHT Eure Seine Pays d’Ouche. “Nous avons commencé par les briques basses. Nous avons débuté le projet afin de mettre tout le monde sur le même réseau”, indique Patrice Large.

4 – Plusieurs positions pour l’hébergement des données de santé

La mise en place des GHT va impliquer un plus grand partage de données et notamment des données de santé. Et signer probablement la fin de la dérogation accordée pour les établissements hospitaliers sur l’agrément d’hébergeur de données de santé (HDS). “A terme il y aura bien une base de données patient portée par l’établissement support. Il n’y aura pas de dérogation pour l’hébergement de données de santé. Quand un établissement héberge les données pour un autre établissement, il faudra qu’il soit certifié ou qu’il fasse appel à un prestataire”, précise Caroline Le Goan (DGOS). A l’Asip Santé, Elise Créac’h souligne que deux tiers des GHT semblent encore en phase d’étude pour choisir entre les deux scénarios : hébergement en interne (avec obtention de l’agrément HDS ou demain de la certification HDS) ou hébergement externalisé auprès d’un prestataire agréé (ou demain certifié).

Certains ont déjà franchi le pas, en devenant HDS avant la mise en place des GHT (lire notre dossier sur les étapes pour devenir hébergeur de données de santé). Si leur nombre est restreint (huit centres hospitaliers, dont l’AP-HP qui n’est pas concerné par les GHT), ils bénéficient d’un avantage. C’est le cas du GHT Eure Seine Pays d’Ouche dont l’établissement support est agréé. Au GHT Navarre Côte Basque, Dominique Desmay a engagé la réflexion pour l’année 2018. “Nous hébergeons déjà aujourd’hui au CH Côte Basque un certain nombre de solutions pour le CH de St Palais et des structures en psychiatrie. Nous avons dans l’idée d’externaliser une partie de l’hébergement”, indique-t-il. Il signale par ailleurs qu’ “un certain nombre d’applications comme la gestion administrative est déjà hébergé par le Mipih (Midi Picardie Informatique Hospitalière, structure publique de coopération inter-hospitalière, ndlr)”.

En Bretagne, la décision de fusionner les quatre établissements du GHT permet de s’affranchir de la question de l’agrément dans un premier temps, selon Saber Aloui. “Nous sommes une seule entité juridique”, signale-t-il. Néanmoins, il indique “la volonté d’aller vers la certification HDS, en commençant par certification ISO 27 001 en 2018”. Autour des données, il projette également de “travailler avec le département d’Information médicale sur l’exploitation de nos données pour mieux valoriser nos séjours ainsi que dans le cadre de la recherche clinique”.

5 – Beaucoup de flou autour du budget

Difficile d’obtenir des chiffres sur les budgets pour la mise en oeuvre des différents projets des GHT. Ainsi, la FHF ne communique pas de chiffre, tandis que le Syntec Numérique estime entre 1 et 1,5 milliard d’euros le coût de la convergence pour l’ensemble des 135 GHT. “Avec un GHT de taille moyenne comptant huit établissements et environ 8 000 personnes, un projet de convergence complète sur trois ans coûte entre 10 et 12 M€. Cette estimation s’appuie sur des projets similaires dans d’autres pays”, détaille Christophe Clément-Cottuz. Du côté des GHT, les budgets ne sont pas dévoilés. “Nous attendons les conclusions de l’audit lié au schéma directeur”, indique Patrice Large. Saber Aloui n’a pas non plus de chiffre à communiquer. “La fusion n’est pas encore terminée donc nous n’avons pas les chiffres, l’évaluation de ce projet est en cours”, précise-t-il. De son côté, Dominique Desmay précise : “Nous n’avons pas encore le budget de fonctionnement mais pour l’investissement nous sommes en discussion avec l’ARS. Dans le PRD 2018, il nous a été proposé 1,5 M. Après un premier état des besoins, nous avions plutôt chiffré à 2,5 M€. Cela ne concerne pas seulement les projets GHT mais aussi le renouvellement des machines, la maintenance quotidienne”.