Parcours de soins : Comment le GCS francilien s’appuie sur l’outil ViaTrajectoire

Afin d’améliorer la coordination et l’orientation vers les soins de suite et de réadaptation, le Groupement de coopération sanitaire d’Île-de-France (GCS Sesan) a décidé fin 2009 de déployer l’outil ViaTrajectoire. La région compte près de 240 établissements MCO (médecine, chirurgie, gynécologie-obstétrique) qui représentent environ 31 000 lits et 220 établissements SSR (soins de suite et de réadaptation) affichant une capacité d’environ 18 600 lits. ”ViaTrajectoire a été développé au milieu des années 2000 par les éditeurs des Hospices Civils de Lyon et le GCS Sisra. Cet outil a pour objectif l’orientation des patients vers les soins de suite et de réadaptation. Son utilisation permet de faciliter la gestion des demandes de SSR pour les équipes hospitalières et d’accélérer le transfert des patients dans le bon service. Fin 2009, nous avons décidé de le déployer en Île-de-France et nous avons terminé l’installation en 2013”, témoigne Vincent Charnay-Faure, directeur du projet au GCS Sesan.

Il détaille les différentes fonctions de cet outil : “ D’abord ViaTrajectoire constitue un annuaire des structures en décrivant chaque unité de soin, en s’appuyant sur le répertoire opérationnel des ressources (ROR). La deuxième fonctionnalité est le dossier d’admission unique standardisé répondant aux bonnes pratiques. La troisième repose sur une aide à l’orientation qui permet de trouver la structure en adéquation avec le besoin de la personne. Le tableau de bord permettant le dialogue inter-établissements constitue la quatrième fonction. Enfin, cet outil a une fonction d’observatoire accessible aux structures de tutelles qui peuvent ainsi identifier les besoins non couverts de l’offre de soins”.

L’ouverture aux Ehpad

Une deuxième étape du projet a consisté à proposer, dès 2015, un module Grand âge permettant l’orientation vers les Ehpad, accueils de jour et soins de longue durée. Après une phase de lancement, le service est ouvert à toute l’Île-de-France depuis mai 2018. “Le premier module était utilisé uniquement par des professionnels hospitaliers. En effet, on partait de l’hôpital pour arriver dans un autre hôpital. Avec le module Grand âge, on implique plus d’acteurs : les familles, le médecin traitant, les professionnels de coordination du territoire…”, observe Vincent Charnay-Faure qui estime à plus de 20 000 le nombre d’admissions en Ehpad chaque année en Île-de-France. Pour ce module Grand âge, les médecins traitants désignés par les personnes âgées accèdent à la plateforme via leur carte CPS et renseignent les volets médical et autonomie. Les autres professionnels intervenant dans le parcours de soins peuvent également suivre et compléter le dossier. Ce document est ensuite envoyé à l’ensemble des établissements sélectionnés qui répondent en ligne aux demandes et mettent à jour leurs listes d’attente en temps réel, détaille le GCS Sesan.

Réduire les délais d’admission

Aujourd’hui, le GCS Sesan recense 360 établissements hospitaliers, 729 Ehpad et 54 établissements de soins de longue durée utilisateurs de ViaTrajectoire en Île-de-France. Le responsable du projet recense “140 000 demandes, rédigées chaque année par les 360 établissements” et 450 dossiers créés chaque mois dans le module Grand âge. Vincent Charnay-Faure énumère plusieurs résultats liés à l’utilisation de ViaTrajectoire. D’abord “l’intérêt ergonomique de ne pas avoir à ressaisir les données entre les différentes demandes d’admission”. Sur l’efficacité des outils, il cite la réduction des délais d’admissions. “Toutes pathologies confondues, le délai moyen de 5 jours pour avoir une admission en SSR est passé à 4 jours au niveau régional”, indique-t-il. Le responsable du projet tempère néanmoins cette diminution qui n’est pas “uniquement liée à la mise en place de cet outil mais qui est facilitateur pour la coordination du parcours”. Le GCS Sesan a également recueilli les expériences des utilisateurs, “qui n’imaginent pas revenir en arrière”, selon Vincent Charnay-Faure. “Pour 80 % des patients, l’outil permet un gain de temps. Pour les 20 % restant, qui sont les situations plus complexes, il permet de mieux les repérer et d’agir pour mettre en place une coordination adaptée”, se félicite le responsable.

Une installation qui passe par l’interface avec un site Internet

L’outil ViaTrajectoire repose sur un site Internet qui est également intégré dans l’espace numérique régional de santé et avec le ROR. Il sera également accessible à partir de portails comme Maillage, site Internet territorial d’information à destination des professionnels de gériatrie et gérontologie, et Terr-eSanté, plateforme numérique régionale de coordination des parcours indique Vincent Charnay-Faure. La solution ViaTrajectoire peut également être interfacée avec le dossier patient informatisé (DPI) des établissements. “Un cahier des charges a été mis en place, en cohérence avec l’Asip Santé, et permet de ne pas avoir à ressaisir les données administratives, médicales et liées à l’autonomie de la personne. Dans les Ehpad, nous avons mis en place, avec un groupe (dont le nom reste confidentiel, ndlr), un système interfacé. Ainsi, les demandes remontent vers ce logiciel et il n’y a alors qu’un outil pour travailler”, détaille Vincent Charnay-Faure. Il précise que cette mise en place et l’utilisation est gratuite pour les professionnels de santé.

Un travail d’évangélisation par des médecins coordinateurs

Pour diffuser la solution et favoriser l’adhésion, le projet s’est appuyé sur des médecins experts au sein de Sesan qui ont fait office “d’ambassadeurs” auprès des tous les professionnels de santé, indique Vincent Charnay-Faure. Il précise : “Un référent médical dans chaque département a rencontré les différents établissements. Nous mettions ensuite en oeuvre des réunions de cadrage et de formation de tous les professionnels intervenant à l’hôpital (MCO, SSR) et en Ehpad. À titre d’exemple, au sein des 800 unités de soins SSR, en moyenne 3 à 4 personnes étaient formées”. Pour ces opérations de formation, le GCS s’est appuyé sur 4 équivalents temps plein et un chef de projet. Cet accompagnement a été reproduit pour le déploiement dans les Ephad. Vincent Charnay-Faure estime à plus de 13 500 le nombre de personnes formées à l’utilisation de ViaTrajectoire. Le projet, dont le budget n’a pas été dévoilé, a été intégralement financé par l’ARS Ile-de-France, précise le responsable du projet. Et le GCS prépare l’ajout du module Handicap. “Nous le déployons en lien avec les délégations départementales de l’ARS, les Conseils départementaux et les maisons départementales des personnes handicapées”, indique Vincent Charnay-Faure. Le déploiement des établissements accueillant les personnes en situation de handicap a démarré en septembre 2018 dans les Yvelines et doit commencer dans trois autres départements (77, 92 et 93) avant la fin de l’année.