Gestion de planning : comment l’entreprise canadienne PetalMD déploie sa solution au CHI de Créteil

PetalMD, start-up québécoise fondée en 2009 et employant une centaine de personnes, propose aux professionnels de santé le gestionnaire d’horaires numérique destiné aux médecins, Petal Scheduling. “La gestion du temps à l’hôpital est critique, justifie Matthieu Girier, directeur des ressources humaines au CHI. Surtout dans un service comme celui de l’anesthésie, où la solution a été déployée en premier”. Petal Scheduling a été mis en place dans les services d’anesthésie, de pédiatrie et d’ophtalmologie du CHI de Créteil. 

Elle y compte aujourd’hui une cinquantaine de médecins utilisateurs : “il s’agit d’une expérimentation en cours depuis 2018 et jusqu’à fin 2019, explique Matthieu Girier. L’objectif est d’étendre l’utilisation de Petal Scheduling à l’ensemble du personnel médical, soit 400 médecins, et à terme à 2 000 personnes en incluant le CHI de Villeneuve-Saint-Georges qui fait partie du même GHT”. 

Petal Scheduling se présente sous la forme de deux formules : standard et avancée. Le CHI de Créteil a ainsi souscrit à deux offres standard et une avancée, “afin de comprendre d’abord la différence entre les deux avant de potentiellement l’étendre à l’ensemble des services”, explique Marie-Claude Messier, vice-présidente du développement des affaires chez PetalMD : “La version standard permet de créer les plannings de façon structurée et de gérer les absences ainsi que les remplacements. La version Avancé permet en plus la création automatisée des plannings par l’utilisation du moteur de gestion de contraintes qui tient compte de toutes les règles liées aux plannings des médecins ainsi qu’à leur non-disponibilité. Avec la solution PetalScheduling, le planning est visible par les médecins du service où la solution a été déployée. Petal Scheduling, disponible sur le web et sur application mobile, permet de créer de façon automatique les plannings des médecins et de partager les tâches avec l’ensemble du personnel médical tout en constituant un espace d’échange via une messagerie sécurisée. C’est surtout quand Petal Scheduling est déployé dans la totalité du centre hospitalier que le client choisit également la solution PetalOnCall, donc avec la console hospitalière. Celle-ci offre la possibilité de voir les plannings dans tous les services et permet également aux employés non médicaux de connaître le planning de chaque médecin et de le contacter”. La solution est utilisée sur abonnement, mais le budget consacré au déploiement par le CHI de Créteil reste confidentiel. Cependant, selon Marie-Claude Messier : par médecin et par mois, l’offre PetalScheduling standard coûte 10 € tandis que l’offre avancée en vaut 25. Matthieu Girier affirme qu’il est encore tôt pour calculer un retour sur investissement, tout en assurant que les conséquences observées sont positives pour l’établissement : “Nous avons gagné en visibilité des tâches et en fluidité de travail. La charge de travail s’est réduite pour nos médecins qui remplissent leurs plannings dans l’application, sur leur temps de travail ou pendant la pause”. 

Mettre en place un moteur de contraintes  

D’après Matthieu Girier, trois à quatre personnes seulement portent le projet au CHI de Créteil : “Je suis le chef de projet et des médecins planificateurs travaillent là-dessus aussi”. Matthieu Girier note toutefois une difficulté : “Si ce nouveau système a été bien accueilli par le personnel médical, la grande difficulté a été de définir toutes les contraintes des médecins pour respecter le règlement du travail”. Le déploiement repose en effet sur une collecte de données : “Il faut connaître le nombre de médecins et leurs contraintes professionnelles et administratives, afin de les enregistrer dans le paramétrage, enchaîne Marie-Claude Messier. Les documents relatifs sont déposés directement par les chefs de service grâce à une fonction de gestion intégrée et c’est ainsi que nous recevons les informations et pouvons donc les analyser. Il faut prendre en compte les règles de travail nationales, celles de chaque hôpital et celles de chaque service. Comme les contraintes du temps de travail par médecin et les contraintes d’équité.” Cette phase dépend de l’étroite collaboration entre PetalMD et le planificateur de chaque service. Une fois le paramétrage terminé, le chef de service doit valider et c’est alors que le déploiement peut avoir lieu. “Généralement, le déploiement prend un mois pour chaque service, note la vice-présidente. Notre solution étant SaaS et entièrement sur le cloud, son installation s’effectue à distance ; il y a parfois des exceptions où nous organisons des rencontres pour le démarrage du projet. À la fin, nous formons les planificateurs à distance, par e-meeting, pendant une séance de deux heures. Ensuite, le planificateur peut toujours faire des modifications”.  

Des données hébergées chez Microsoft Azure 

En juin 2018, PetalMD et le français Projetlys, tous les deux partenaires Microsoft, avaient conclu un partenariat de distribution pour la diffusion des solutions de l’entreprise canadienne dans l’Hexagone. Cependant, Projetlys n’a pas participé à l’installation de Petal Scheduling au CHI de Créteil mais le ferait pour les prochains services : “Le projet au CHI de Créteil est actuellement dans sa phase pilote, lorsqu’il sera validé nous commencerons par déployer sur un nombre restreint de services avant d’étendre la solution sur l’ensemble des services”, détaille Jérôme Dubois, responsable du marché santé chez Projetlys. Voici à quoi ressemblera la coopération entre Projetlys et PetalMD, toujours selon Jérôme Dubois : “Dans le cadre de son partenariat de distribution avec PetalMD, Projetlys intervient conjointement dans l’étude et l’analyse de l’existant (connaissance du système de garde par exemple) ainsi que dans le cadrage pour définir les règles de configuration. Nous nous chargeons également de l’accompagnement du changement : nous mettons en place un guide pour les médecins coordinateurs (les chefs de service) et pour les utilisateurs finaux. PetalMD intervient d’abord pour activer le modèle SaaS sur les datacenters Azure. Pour la conduite de changement ensuite, nous formons les utilisateurs finaux (personnel administratif et médecins) au travers d’un webinaire d’une ou deux heures et nous formons sur place les médecins coordinateurs pendant deux jours. En plus des guides de post-formation qui reprennent les fonctionnalités clés, nous opérons un suivi d’adoption de la solution tous les 15 jours et pendant deux mois”. Selon Marie-Claude Messier, les datacenters hébergeurs sont situés au Canada. Le sujet de la gouvernance poserait-il problème ? Réponse de Jérôme Dubois : “Quand il s’agit du cloud, les clients peuvent se demander où leurs données sont stockées. Alors nous leur expliquons qu’aujourd’hui il nous est possible de savoir exactement où se trouvent ces données. Nous proposons aux établissements de santé un atelier autour du cloud pour démystifier les idées reçues.” Outre le CHI de Créteil, le CH Le Vinatier à Lyon emploie également Petal Scheduling, avec 220 médecins utilisateurs. Marie-Claude Messier affirme que l’entreprise est en discussion avec une dizaine d’autres établissements français, sans pour autant préciser lesquels.