Messagerie sécurisée : du déploiement de la solution Lifen au CHU de Strasbourg à sa généralisation par le Grades Grand Est

Faciliter l’envoi de documents médicaux depuis les services hospitaliers vers les médecins de ville, tel est l’objectif du projet mené d’abord au CHU de Strasbourg et maintenant étendu à la région Grand Est. “L’envoi de documents médicaux peut se faire par voie postale ou par messagerie sécurisée (MSSanté ou Apicrypt). Chaque destinataire ayant sa préférence de réception, les secrétariats médicaux hospitaliers, libéraux et les plateaux techniques passent beaucoup de temps à qualifier leur annuaire interne. Parallèlement, les chantiers d’intégration aux logiciels sont compliqués, bien qu’il existe des connecteurs techniques d’envoi de documents de messagerie sécurisée”, constate Jonathan Lotz, directeur gestion et développement de Pulsy, le groupement régional d’appui au développement de l’e-santé (Grades) de la région Grand Est. Thibault Naline, directeur des partenariats de Lifen (Honestica), renchérit : “En France, actuellement, la majorité des documents médicaux échangés par les praticiens le sont par voie postale ou par une remise au patient. Cela pose plusieurs problèmes, dont la redondance d’actes, due à une mauvaise information. Nous constatons trois raisons : un problème d’interopérabilité entre les plus de 500 logiciels pour les médecins généralistes, les médecins spécialistes et les hôpitaux, un problème d’annuaire qui ne fournit pas tous les renseignements nécessaires et enfin, la nécessité d’envoyer à des plateformes régionales et également nationale comme le DMP”.

Du pilote dans un service au déploiement à tout l’établissement

Dans le cadre d’un projet de la direction générale de l’offre de soins (DGOS) sur l’envoi des lettres de liaison, Pulsy s’est impliqué dans l’étude des solutions existantes et a identifié celle de la jeune société Honestica créée en 2015. Le projet a concerné les services d’un établissement des hôpitaux universitaires de Strasbourg, fin 2017. “Un pilote a été mené dans un service pendant un mois. Ils ont rapidement décidé de généraliser la solution à l’ensemble des services, soit 550 secrétariats en cinq semaines début 2018”, souligne Jonathan Lotz. Thibault Naline ajoute : “en trois à quatre semaines, Lifen a digitalisé plus de 80 % de l’ensemble des envois de l’établissement vers les praticiens”.

Jonathan Lotz précise : “Cet établissement de plus de 10 000 agents et qui a une volumétrie de transmission de 55 000 documents mensuels envoyait 30 % des comptes-rendus médicaux à la médecine de ville par messagerie sécurisée de santé et le reste par affranchissement de courrier. Très rapidement, ce taux est passé à 75 % et il se situe aujourd’hui à 85 %”. Des résultats qu’il chiffre également en termes de gain de temps et d’économie financière : “Selon les services, on estime que l’utilisation de cette solution conduit à un gain de temps de 30 % pour les secrétariats. Certains estiment gagner une demi journée par semaine. Du temps qui peut être réalloué au bénéfice du patient. Cela représente également une économie annuelle de 600 000 euros sur les coûts d’affranchissement pour l’établissement de Strasbourg”. L’accès à la solution Lifen passe par un abonnement annuel au service ainsi qu’un coût par document. L’abonnement annuel varie en fonction de la taille de l’établissement entre 1 000 et 15 000 € HT, tandis que la formation est facturée 1 000 € HT par jour (Lifen mentionnant des formations de un à trois jours pour un CH et de 10 à 20 jours pour un CHU). Ces tarifs sont donnés par Lifen à titre indicatif et peuvent varier. “Ce mode de facturation permet de favoriser l’usage”, précise Thibault Naline.

Une installation via la fonction “imprimer”

La solution de Lifen repose sur l’utilisation de la fonction “imprimer” des logiciels. Cela permet de l’installer “en quelques minutes à l’ensemble des logiciels à l’aide d’une imprimante virtuelle et de l’usage de l’intelligence artificielle”, indique Thibault Naline. Comme l’explique Jonathan Lotz : “Une fois que la solution est installée, n’importe quel logiciel permet l’envoi. L’utilisateur choisit la fonction ‘imprimer’ puis sélectionne l’imprimante virtuelle Lifen. L’interface d’interprétation du document utilise la reconnaissance de caractères pour proposer le destinataire. Une fois que l’utilisateur a validé, la solution gère la transmission”.

Les équipes de Lifen constituent un annuaire actualisé avec les préférences de chaque professionnel de santé pour la réception des documents médicaux. “La première fois qu’il doit recevoir un document, nous contactons le médecin pour connaître sa préférence. Ensuite, à chaque envoi pour ce professionnel de santé, la solution applique la même règle pour un envoi automatique”, indique Thibault Naline. La start-up a par ailleurs réalisé une levée de fonds de 20 millions d’euros en juin 2019 afin de poursuivre sa croissance et notamment développer de nouvelles fonctionnalités, indiquait Franck Le Ouay, son P-DG, à mind Health.

Généraliser au niveau régional

Convaincu par les résultats au sein du CHU de Strasbourg et après mise en concurrence des solutions alternatives, l’organisme régional a donc décidé de généraliser cette solution de dématérialisation des documents. “Au niveau régional, il y a environ 40 millions de documents échangés chaque année”, indique Jonathan Lotz. Pour le déploiement à large échelle, il détaille l’approche adoptée par Pulsy : “Dans le cadre de la commande publique, nous avons formalisé notre besoin, géré la mise en concurrence et nous avons raisonné au-delà du simple coût de la solution, en considérant les gains générés par la vitesse de déploiement et l’absence d’investissement”.

Le Grades met en place deux aides financières pour accompagner l’adoption par les établissements de santé et la médecine de ville. Pour les premiers, Pulsy va subventionner l’abonnement pour la première année ainsi que les coûts de formation. “En revanche, l’établissement finance les coûts unitaires, qui sont bien inférieurs à ceux de l’affranchissement postal”, note Jonathan Lotz. Pour les praticiens libéraux, Pulsy subventionnera un an de fonctionnement pour les 1 000 premiers professionnels de santé à se manifester, indique le directeur gestion et développement de Pulsy. Il rappelle que la région compte 10 000 médecins dont 3 000 spécialistes générant des comptes-rendus. Et sur les 7 300 établissements, Pulsy se concentre sur les 11 établissements supports de GHT. Le Grades communique via des mailings pour les établissements mais également via les URPS pour les médecins.