Zoom sur le déploiement de Medgo dans les établissements Korian

Le directeur de la clinique Les 4 Fontaines à Narbonne compte parmi les établissements démarchés par Medgo, plateforme de mise en relation des établissements de santé avec leurs salariés et vacataires. Thibaut Harang raconte : “nous avons été contactés par Adrien Beata (cofondateur de la solution, ndlr) il y a un an et demi. Je ne connaissais pas Medgo et je ne pouvais qu’être intéressé : le groupe Korian possède trois établissements sur Narbonne, dont deux hébergeant des personnes âgées dépendantes (Ehpad) (soit 150 collaborateurs sur les trois sites, ndlr), et nous avons été sollicités par nos agents à plusieurs reprises pour des problèmes de remplacements. Nous avons tenté quelques petites choses, comme un classeur Excel partagé des plannings, mais qui restaient d’arrière-garde. Medgo nous permettait de nous ouvrir au digital”.

L’outil permet aux établissements de santé de gérer les remplacements en diffusant leurs annonces auprès d’un pool de vacataires et salariés éligibles et disponibles par SMS ou e-mail. Au préalable, l’établissement a remis à Medgo un fichier Excel de son réseau d’employés (coordonnées et compétences) et des administrateurs autorisés. Medgo est ainsi en mesure de les inviter, au nom et pour le compte de l’établissement, à créer leur compte personnel en ligne, gratuitement. Ils peuvent renseigner les services pour lesquels ils souhaitent travailler et seront alertés dès qu’une mission pouvant leur correspondre est postée. Une réponse par SMS suffit à l’accepter. Vacataires et salariés peuvent aussi consulter les annonces à pourvoir et un vacataire peut spontanément solliciter une inscription sur Medgo, candidature que l’établissement est libre d’accepter et qu’il peut assortir d’un entretien de visu.

Six mois d’essai avant un déploiement national

Une fois le compte de l’établissement de santé créé sur Medgo, une équipe de six personnes est déployée au sein de la structure pour l’accompagner dans la mise en oeuvre de la solution, sur environ un mois et demi : “le premier mois est incompressible, souligne Antoine Loron, l’autre cofondateur de la solution. Il permet notamment de communiquer au sein de l’établissement : nous fournissons des flyers à glisser avec la fiche de paie, des affiches pour les salles de repos, nous organisons des réunions d’information… Au maximum, le déploiement peut prendre trois mois”. Thibaut Harang a été convaincu par la simplicité d’utilisation du site, d’autant que “les cadres n’ont pas toujours le temps de se former. Il faut 30 secondes pour poster une mission ; cela a été notre argument principal au moment de présenter Medgo aux instances du personnel”. Un galop d’essai, sur six mois, a été convenu, le temps de convaincre les trois établissements avec, à la clé pour Medgo, la promesse d’un déploiement régional, voire national. Medgo équipe aujourd’hui 304 des 395 établissements Korian en France, après avoir remporté le “concours des initiatives locales” interne au groupe. Ce dernier met alors à disposition une équipe regroupant des compétences RH, juridique et achats. “Après sept à huit réunions de 30 à 45 minutes chacune, d’une dizaine de personnes, le plus long a été le temps de la contractualisation, soit quatre à six mois”, indique Thibaut Harang. Selon le groupe, c’est aujourd’hui plus de 7 000 remplaçants inscrits et, depuis le démarrage mi-juin 2018 – Medgo ayant été déployé en une fois – plus de 8 000 missions de remplacement postées. À plus petite échelle, Thibaut Harang comptabilise environ 150 à 200 SMS envoyés par mois pour l’ensemble des trois sites, correspondant à une vingtaine d’annonces postées, dont 75 à 80 % sont bien pourvues. “C’est 25 % de plus qu’avant l’installation de Medgo”, note-t-il.

Le modèle commercial repose sur un abonnement, mensuel ou annuel, corrélé au nombre de lits et d’administrateurs. In fine, l’abonnement peut revenir à une centaine d’euros par mois “pour un Ehpad avec des petits besoins à 5 000 euros par mois pour un centre hospitalo-universitaire (CHU)”, indique Antoine Loron. Un support téléphonique et par chat est inclus, auquel Medgo dédie deux personnes, dont une ancienne infirmière. “Et nous continuons à nous réunir toutes les semaines. Cela fait partie de notre ADN. Tous les lundis matins, nous listons les retours des établissements, nous priorisons les développements et nous lançons une nouvelle version, améliorée ou avec de nouvelles fonctionnalités.” Derniers exemples conséquents en date, dont tous les utilisateurs bénéficient : la possibilité de générer automatiquement un contrat à durée déterminée ou la déclaration automatique aux Unions de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf), ainsi qu’un module “plan blanc”, ces plans d’urgences sanitaires que peuvent déployer les établissements en cas d’attentat ou de grand froid par exemple. La plateforme Medgo est hébergée par AWS (Amazon web services) qui stocke également les données des utilisateurs de la solution sur des serveurs installés en Irlande. Heroku, dont l’infrastructure repose sur AWS, fait quant à elle office de PaaS (plateforme en tant que service).

Fidélisation et visibilité 

Pour Thibaut Harang, “le confort apporté est exceptionnel. Imaginez, pour un établissement ouvert 24 h/24 et soumis à des astreintes, ce que c’est que de pouvoir utiliser une plateforme unique, à toute heure, et d’envoyer 75 SMS à 75 personnes en un temps record…” Il a par ailleurs “clairement” constaté avoir gagné en fidélisation, non seulement des vacataires, mais de ses propres salariés : “nous étions gênés de les démarcher sur le terrain pour leur proposer des heures supplémentaires. Mais en l’espace d’une semaine d’utilisation, les salariés ont cessé de passer par l’intérim pour faire des heures, pouvant accéder directement aux missions internes dont ils connaissent bien les services, les collègues, le travail”. Quant au flot de vacataires non pertinents que Medgo peut aussi générer, “nous avons mis en place un entretien préalable auprès des remplaçants que nous ne connaissions pas”. Ce dont une agence d’intérim pouvait se charger. Antoine Loron déclare en tout cas un temps de gestion des remplacements divisé par quatre et une baisse de moitié du recours aux agences d’intérim, “donc du coût assorti”.

Korian a également gagné en visibilité : “les messages sont envoyés au nom de la clinique et du groupe. C’est primordial. Le vacataire se dit qu’on pense à lui, qu’il a plu et, si un jour il décide de s’installer, il contactera Korian”. Du côté des équipes RH, l’outil a été “extrêmement bien vécu, d’autant qu’en clinique ceux qui font office de directeurs des RH sont les cadres eux-mêmes”.

Medgo travaille aujourd’hui sur deux projets principaux : “la possibilité de se connecter avec le logiciel de planning des établissements, détaille Antoine Loron, et la signature électronique pour les contrats entre établissements et agents”.