Sylvain François (CHU de Rouen) : “Nous avons opté pour une semi-convergence des SI”

Comment est organisée la direction du système d’information (DSI) du CHU ?

Environ 100 personnes sont intégrées à la DSI, ainsi qu’une quinzaine en régie, ce qui constitue une très grosse équipe par rapport à la moyenne. J’y intègre l’ensemble des référents métiers qui travaillent au sein de la DSI mais qui ne sont pas informaticiens : quasiment 30 personnes, issues des services de soins par exemple, viennent ainsi apporter leur expertise métier, soit dans la conception et la mise en œuvre d’outils, soit dans leur maintien opérationnel.

S’agit-il d’une DSI commune aux huit autres établissements du groupement hospitalier de territoire (GHT) Rouen Coeur de Seine ?

Pour l’instant, non. Je suis désigné comme étant le DSI du GHT mais chaque établissement dispose de sa propre équipe informatique. Par contre, il existe depuis de nombreux mois une grande collaboration entre les équipes, au gré notamment de réunions périodiques. L’idée est de poindre vers une gestion commune du maintien en condition opérationnelle, notamment pour couvrir les périodes d’absence. Comme au sein de beaucoup de GHT, il existe de profonds déséquilibres entre établissements qui, pour la plupart, ne disposent que de très petites équipes.

Pouvez-vous détailler le contenu du schéma directeur ?

Avant ce schéma, nous avons décidé l’acquisition d’une plateforme d’échanges et de partage entre les établissements du GHT. Pour ce faire, nous avons contractualisé avec Maincare Solutions courant 2017. Ce fut une première brique en attendant la réelle écriture du schéma directeur, réalisée sur 2017 et 2018. Le schéma a ensuite été validé institutionnellement fin 2018. Il vient compléter ce portail qui reste toutefois une pierre angulaire.

Deux hypothèses s’offraient à nous. La première consistait à tout raser en termes de dossiers patients informatisés (DPI) et d’en avoir un unique pour l’ensemble des établissements, solution assez extrême qu’ont choisie quelques rares GHT français. La seconde hypothèse, plus soft, était d’opter pour un DPI par coeur de prise en charge : un DPI moyen-long séjour-médicosocial, un DPI psychiatrie, un DPI MCO (médecine, chirurgie, obstétrique). C’est cette dernière que nous ciblons plutôt, au vu des échanges que nous avons pu avoir avec les établissements et l’agence régionale de santé (ARS), notre tutelle. Elle a également été privilégiée eu égard aux moyens financiers et humains des établissements et parce qu’il existe déjà une certaine convergence sur Osiris, notre DPI moyen-long séjour-médicosocial (édité par Corwin), qui fonctionne bien. Nous partons donc sur une alternative pragmatique, une semi-convergence, aussi parce que nous avons la conviction qu’il n’existe pas actuellement sur le marché de DPI informatisé qui sache couvrir tous les contextes de prise en charge. Ce pourrait être en outre vécu comme une régression par ceux qui sont déjà équipés.

La plateforme d’échanges est-elle aujourd’hui opérationnelle ?

Pas encore. Nous sommes le seul GHT normand à avoir contractualisé un portail d’échanges. Mais, avant que le projet soit déployé, le groupement de coopération sanitaire (GCS) Normand’e-santé a lancé un appel d’offres régional pour retenir un portail d’échanges et de partage qui serait ensuite mis à disposition de chaque GHT. Stratégiquement, nous avons décidé d’attendre le résultat de l’appel d’offres avant de démarrer. Si le choix de la Région se porte sur la même solution que la nôtre, tant mieux. Sinon, nous serions amenés à discuter avec elle des incidences de sa décision, notamment pour éviter de nous retrouver isolé. Nous aurons une visibilité avant la fin de l’année. Nous n’abandonnons pas notre projet, nous préférons seulement attendre.

Le GHT a-t-il déjà investi financièrement dans ce portail ?

Bien entendu mais cet investissement (dont Sylvain François ne souhaite pas communiquer le montant, ndlr) n’est pas perdu quoi qu’il arrive. Mis à part le coût des prestations en elles-mêmes, tout le travail de conception mené par rapport aux métiers et établissements sera reproduit au niveau du portail régional. Nous souhaitons surtout éviter de lancer un portail pour ensuite devoir le fermer puis le réouvrir peut-être sous un autre visuel ou un autre périmètre. Rien ne nous empêcherait même d’avoir un portail différent en termes de moteur mais avec un affichage visuel cohérent au niveau de la région. C’est ce type d’incidences dont il faudrait parler si besoin.

Quel est le calendrier prévisionnel du schéma directeur ?

Le premier jalon devant nous concerne le séjour médicosocial. Les établissements qui n’ont pas Osiris doivent en urgence changer de DPI. Je pense que, dès 2020, de premières actions seront menées en ce sens. Autre jalon : un nouveau DPI pour le CHU de Rouen. À l’heure actuelle, Crossway correspond à la signature d’un marché en 2009-2010 et arrive en fin de cycle chez Maincare, son éditeur. Ce dernier développe un nouveau DPI, Maincare IC, basé sur d’autres technologies. Nous n’avons pas déterminé si nous poursuivrons ou non avec Maincare – des échanges sont prévus au second semestre 2019 ou début 2020 – mais il y aura de toute façon une bascule de DPI à prévoir dans les années à venir au sein du CHU.

L’obtention ou non de moyens dans le cadre du programme Hop’En guidera aussi notre schéma directeur : les établissements du GHT se mettent en ordre de bataille de façon collégiale pour déterminer au 30 juin 2019 (l’entretien a été réalisé le 12 juin, ndlr) les dossiers de précandidature à déposer. La décision de l’ARS, d’ici le 30 septembre 2019, donnera lieu à un cadencement lié aux indicateurs à remplir et aux financements obtenus.

Enfin, un dernier élément nous facilite quelque peu la tâche : notre schéma directeur n’a pas à intégrer pour l’instant la partie administrative. Le contexte historique fait en effet que l’ensemble des établissements utilisent la suite du groupement d’intérêt public (GIP) CPage, pour la partie gestion administrative du patient, ressources humaines et gestion économique. Nous pouvons ainsi nous focaliser sur le dossier patient.

Une équipe a-t-elle été constituée pour mener la convergence des SI du GHT ? Avez-vous estimé le budget de ce projet ?

Nous n’avons pas d’équipe dédiée à ce projet : ce sont les équipes d’acheteurs informatiques de la DSI du CHU qui s’en chargent pour le compte des établissements des GHT. Le budget est quant à lui affecté sur le budget général commun du GHT. Je pilote les travaux à travers un groupe de travail SI qui se réunit au moins mensuellement. Ces temps d’échanges sont constructifs, aucun établissement ne cherche à travailler dans son coin. Notre trajectoire a clairement pour perspective une DSI commune, notamment sur le maintien en condition opérationnelle. Nous pourrons alors commencer à y affecter du personnel.

La DSI dispose-t-elle d’un budget propre ?

Nous estimons à un peu plus de 6 M€ le budget de fonctionnement annuel (sur des dépenses d’exploitation totales de 747 M€ en 2017, ndlr). Plusieurs de nos applications sont hébergées en mode SaaS directement chez les éditeurs, comme le portail ou la plateforme de rendez-vous. Nous avons plutôt des coûts de fonctionnement récurrents que des “one shot”.

Quel bilan dressez-vous de la première année d’application du règlement général sur la protection des données (RGPD) ?

Un responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI) a été nommé au niveau du CHU de Rouen, ainsi que pour le compte du GHT. Ce RSSI pour l’instant est également DPO (data protection officer). C’est une architecture que l’on retrouve de plus en plus souvent, parce que la littérature indique que ce n’est pas si incompatible mais aussi par choix financiers, ne nous leurrons pas. Une autre personne à temps plein occupe la fonction de référent sécurité au sens technique des choses, tandis que le RSSI/DPO a un rôle stratégique. Nous faisons également appel à des prestations extérieures, pour nous assurer notamment de notre conformité étant donné l’ampleur de la tâche.

Ces personnes sont rattachées à la DSI mais elles rapportent directement à la direction générale. Ce n’est pas idéal et il pourrait s’avérer nécessaire un jour de les rendre plus indépendantes. C’est l’intérêt aussi de faire intervenir des prestataires extérieurs, garantissant une certaine indépendance que l’on ne retrouve pas nécessairement sur le papier.

En tant que CHU, nous menons par ailleurs une activité de recherche. Un lien assez fort s’est ainsi créé entre la direction de la recherche et la DSI sur l’ensemble des déclarations liées à cette activité. Il s’agit d’un travail collégial pour s’assurer d’une couverture correcte en matière de collecte des données, du consentement, de l’information préalable du patient, etc.

Le CHU s’est-il ouvert aux innovations numériques pour les patients ?

Nous essayons de mettre en place ce types d’outils. Les rendez-vous en ligne l’ont été avec Doctolib. Notre plateforme d’échanges et de partage avait aussi cette vocation : permettre aux patients d’accéder à leurs données et de prendre rendez-vous. De nombreux projets de télémédecine sont d’ores et déjà en œuvre au niveau du CHU et un projet de téléautopsie sera très prochainement lancé. Notre dynamique est telle sur ce sujet qu’une direction en charge des projets de télémédecine a été créée au niveau de la direction générale, ce qui nous amène à pouvoir candidater à beaucoup d’appels à projets. Cette direction exerce en forte collaboration avec la DSI.

Avez-vous entamé des collaborations avec des start-up ? 

Nous ne nous sommes pas posé la question mais nous ne fermons pas la porte.

Le CHU est-il équipé d’un data center ?

Un département d’informatique médicale qui n’est pas le DIM travaille à la constitution d’algorithmes de recherche et à la constitution d’un entrepôt de données dont les serveurs sont hébergés et gérés par la DSI. Il s’agit d’une petite dizaine de personnes. Nous sommes dans la dernière ligne droite : tous les travaux d’algorithme sont déjà fonctionnels et nous sommes en train d’effectuer ensemble les vérifications juridiques et techniques.

La sérialisation des médicaments est-elle effective ?

La sérialisation étant entrée en vigueur en février 2019, des travaux de concertation avait été initiés au sein du GHT avant même mon arrivée. Nous souhaitions un outil commun et Maincare a été retenu. La contractualisation a eu lieu, une réunion de lancement s’est tenue il y a peu et nous avons attaqué la phase de mise en œuvre.