Comment l’assureur Versicherungskammer se convertit au “smart working”

Versicherungskammer, neuvième assureur allemand et premier assureur public, est une société originaire de Bavière, créée en 1811 et contrôlée par le réseau des caisses d’épargne (Sparkassen-Finanzgruppe). Depuis la libéralisation du secteur européen de l’assurance en 1994, l’entreprise s’est diversifiée sectoriellement et géographiquement, notamment dans le Palatinat, à Berlin et dans le Brandebourg ainsi qu’en Sarre. Elle emploie aujourd’hui 6 900 salariés et est soumise, comme l’ensemble du secteur, à la pression de la numérisation. 

“Il y a six ans, nous avons lancé un plan de professionnalisation de nos structures. C’est-à-dire une réflexion et des mesures visant à installer un management plus ouvert et à prendre de la distance vis-à-vis de la hiérarchie pyramidale classique, certes professionnelle, mais moins rapide et moins flexible“, raconte Katja Gerke, cheffe du tout nouveau département Développement de l’organisation, créé pour gérer la transformation en cours. “Une démarche de changement était donc déjà engagée quand la pandémie est arrivée. Mais cette dernière a tout bouleversé“, explique la responsable.

Trois semaines après l’entrée en vigueur du premier confinement, 95 % des effectifs de Versicherungskammer étaient passés en télétravail sans que cela ne pose de problèmes majeurs. Et très vite, les effets de la pandémie sur le travail et les esprits ont montré que ce bouleversement sociétal pouvait aussi être une formidable impulsion pour le changement. 

Six mois de préparation 

“Cet évènement imprévisible a balayé les habitudes et nous a montré qu’il était possible de travailler tous ensemble avec succès, mais de manière totalement différente, en mélangeant le travail virtuel, hybride et mobile. Nous sommes donc allés beaucoup plus loin que nos plans initiaux“, explique la responsable.  Après une réflexion de six mois, menée au niveau de la direction, le projet “smart working” est présenté aux salariés à l’automne 2020. A cette occasion, un sondage réalisé auprès des collaborateurs sur le home office est publié. Il montre que le télétravail est plébiscité avec un taux de satisfaction de 90 % (satisfait/très satisfait/complètement satisfait).

Parmi les motifs de contentement, on découvre aussi que le travail mobile a permis une réduction quotidienne des temps de transports entre le lieu de travail et le domicile de 80 minutes en moyenne. Et logiquement, c’est la réduction des contacts avec les collègues et l’équipe qui arrive en tête des préoccupations. À l’époque, le monde du travail allemand est toujours légalement soumis à des règles sanitaires qui impliquent un télétravail massif et forcément déséquilibré. 

Prise d’autonomie

“La direction a donc présenté les objectifs du plan qui sont de modifier les méthodes et l’organisation du travail afin d’être plus flexibles, adaptables, réactifs et créatifs. Ceci en vue d’obtenir de meilleurs résultats opérationnels tout en installant une culture du travail qui favorise l’autonomie, la prise de responsabilité, la confiance réciproque et améliore la conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée“, énumère Katja Gerke.

Les premiers changements concrets sont d’ordre technique et organisationnels avec la disparition du poste de travail fixe et la diffusion d’une application qui permet aux salariés de réserver un poste de travail. La prise d’autonomie étant un des grands principes directeurs, chaque département se trouve actuellement plongé dans une réflexion et une discussion interne pour définir ses propres règles sur la présence et le télétravail, pour le rythme et la gestion des équipes et des contacts. “Bien sûr, nous irons dans le sens de la réduction de nos surfaces de bureaux. Mais pour savoir quel en sera le volume, il faut attendre le résultat de toutes ces concertations“, précise Katja Gerke. 

Actuellement, le processus de transformation, qui doit s’achever en 2023, en est à la troisième étape (sur six). Ce qui correspond au temps de la réflexion et de l’élaboration des projets dans les départements. Dans cette phase, les équipes ont deux séminaires de transformation par semaine. Elles sont encadrées par une dizaine de “trainers” et de “référents” qui apportent des idées pratiques et aident à l’acquisition des savoirs et méthodes nécessaires (tableau des compétences requises, télétravail et réunions, la santé dans un environnement de smart working, etc.).

Pour soutenir ce transfert de connaissances, une application smartphone a d’ailleurs été créée et mise au service des salariés qui peuvent l’interroger pour faire appel à une banque d’informations sur la transformation. “Il y a déjà des changements considérables et bien concrets“, se félicite Katja Gerke. 

Projet de réduction des surfaces des bureaux 

La disparition du poste de travail fixe et la diffusion d’une application qui permet aux salariés de réserver un poste de travail sont déjà actées. Dans un premier temps, jusqu’à 40 % des locaux du groupe seront transformés en espaces de travail collaboratifs et les trois premiers aménagements de sites sont en cours. Ils seront achevés en avril 2022.

Les nouveaux bureaux disposent d’un équipement technologique dernier cri ainsi que de nombreuses salles de réunions et lieux de rencontres tous formats. L’accord d’entreprise sur le télétravail garantit la possibilité de travailler 100 % de son temps au bureau et interdit de travailler à 100 % en home office. Mais entre les deux, ce sera aux équipes et aux salariés de choisir.

A terme, Katja Gerke table sur un rapport de 40 % de salariés en télétravail pour 60 % en présentiel. “Finalement, nous nous sommes aussi aperçus qu’au milieu de tous les bouleversements qui touchent actuellement le monde, notre projet était perçu par nos salariés comme un élément de stabilité. C’est bien, car le smart working, c’est aussi un projet tourné vers l’extérieur et qui doit faciliter le recrutement“, conclut-elle.    

Ce contenu a été réalisé par la rédaction de Planet Labor (une publication du groupe mind), service d’information professionnelle consacré aux pratiques RH, droit du travail, relations professionnelles, problématiques RSE… Il a été publié dans le numéro 12914 du 17 février 2022.