Automatisation de la performance comptable : acteurs et solutions

Que font les EFCA ?

Définis comme tels par Gartner depuis quelques années, les “Enhanced Finance Controls and Automation” ou EFCA constituent une sous-catégorie des “Finance Corporate Performance Management” (FCPM), ces logiciels dédiés aux directions administratives et financières et qui couvrent leurs aspects comptables – contrairement aux SCPM (“Strategic Corporate Performance Management”) qui sont eux davantage axés sur la planification, le contrôle de gestion et le pilotage de la performance.

Les EFCA se focalisent sur l’automatisation de la performance comptable. “Ils se greffent sur un système comptable et automatisent des fonctionnalités historiquement traitées manuellement”, explique King-Hée Ngo, directeur Deloitte Conseil en finance et transformation. Objectif : “apporter un gain de productivité et de traitement aux directions financières”, note Seddik Jamaï, directeur associé banque digitale chez Capgemini Consulting. “Les EFCA permettent d’automatiser 50% à 70% des activités liées au closing” ajoute-t-il. Les logiciels modélisent l’ensemble du process de clôture avec ses différents contributeurs, attribuent les tâches et les responsables et livrent un workflow en temps réel pour structurer les bonnes pratiques.

Les EFCA viennent en complément des ERP comme Oracle ou SAP pour couvrir des tâches que ces derniers n’automatisent pas – même s’ils commencent eux aussi à proposer des solutions d’automatisation des bilans comptable. Avantage des EFCA : d’abord, leur spécialisation dans la finance et la comptabilité. Et surtout, leur indépendance. “SAP et Oracle ont aussi leurs propres solutions d’optimisation et de pilotage mais elles restent aux bornes de leurs propres solutions, décrit King-Hée Ngo, de Deloitte. Par exemple, SAP propose un module pour piloter le process de clôture, SAP Financial Closing Cockpit, mais il fonctionne uniquement dans SAP. Les EFCA proposent de faire la même chose de manière plus large et ils sont souvent agnostiques aux ERP. Ils peuvent communiquer avec d’autres outils en amont et en aval.”

Qui sont-ils ?

Le leader du marché est incontestablement l’américain Blackline, créé au début des années 2000 et qui a commencé à proposer sa solution en cloud à des directions financières en 2006. Après un coup d’arrêt suite à la crise financière de 2008, la société a connu une croissance annuelle moyenne de son chiffre d’affaires de 48% entre 2013 et 2016 (38 millions de dollars en 2013 et 124 millions en 2016). Blackline est présent en France depuis mars 2015.

Trintech se positionne également également sur le créneau. Anthony Rafter, directeur des ventes pour la zone EMEA, assure que la société enregistre “entre 50 et 100 millions de dollars de chiffres d’affaires”. Fondé en 2008, Workiva propose de son côté un logiciel dont l’offre est plus large et qui permet aussi de publier les comptes consolidés. La société revendique 2 800 clients dans le monde et a enregistré un chiffre d’affaires de 179 millions de dollars en 2016.

Banques et assurances en première ligne

Si les EFCA existent depuis une décennie déjà, leur développement ne s’accélère que depuis quelques années. Et le secteur financier est l’un des premiers visés. “Pour pouvoir répondre aux évolutions réglementaires dans le secteur et aux exigences du régulateur, les directions financières ont investi massivement dans les systèmes d’information pour produire une information toujours plus riche et plus complexe, raconte King-Hée Ngo, de Deloitte. Par contre, les outils d’optimisation, de contrôle et de réconciliation en parallèle du process financier ont été laissés de côté.”

Les acteurs du secteur financier accèdent donc plus rapidement à une masse d’information, mais les directions financières n’ont pas revu leurs méthodes. “Il reste beaucoup de contrôles, de travaux d’analyse et de justifications manuelles, effectués avec beaucoup de ressources et de manière peu industrialisée”, constate le consultant. Résultat : les acteurs commencent à s’intéresser, en parallèle des investissements lourds dans des SI, à des solutions plus légères pour automatiser les process et réduire les coûts. “Souvent des solutions cloud, avec très peu d’interventions du DSI”, précise King-Hée Ngo. Les EFCA sont aussi très prisés par les entreprises aux organisations compliquées, notamment celles qui utilisent différents ERP dans leurs filiales.

On dédie beaucoup de ressources aux banques et assurances

Frédéric Huby

Directeur général, Blackline France

Résultat : chez Blackline, “on dédie beaucoup de ressources aux banques et assurances, décrit Frédéric Huby, directeur général Blackline France. Nos premiers clients en France faisaient partie de ce secteur.” Dans l’Hexagone, Blackline est notamment utilisé par Covéa, AG2R La Mondiale, Allianz France et, dans le domaine bancaire, Crédit Agricole Consumer Finance et My Money Bank. “L’appétence est très forte sur ce marché très réglementé et impacté par les nouvelles normes, comme IFRS 17 pour les assureurs par exemple”, ajoute le DG.

Les assureurs sont les plus avancés sur le sujet car leur process de clôture est moins mature et plus manuel que dans les banques. “Nos prospects nous demandant d’étudier le sujet viennent aux deux tiers du secteur assurance et de groupes de protection sociale”, précise ainsi King-Hée Ngo, de Deloitte. Le cabinet est actuellement en contact avec “des dizaines de clients potentiels” sur le sujet.

Quels coûts et KPI ?

“La fonction finance est passée par différents stades d’innovation ces dernières années, analyse Seddik Jamaï, de Capgemini. Amélioration des process, puis outsourcing, puis offshoring, puis enfin les EFCA et la robotisation, encore plus intéressants d’un point de vue de coût.” Selon lui, “un robot peut remplacer en moyenne 4 ETP” et “un robot coûte en moyenne 50% à 90% moins cher qu’un dispositif humain avec un mix offshore/onshore”. Le consultant évoque un projet de déploiement d’un EFCA avec une entreprise dans le secteur retail, qui “a permis d’automatiser 70% des activités de closing sur une holding couvrant plus de 600 codes entreprises et de consolider tous les résultats”. La mise en place a duré six mois environ. Le pilote de trois mois de Blackline avec Crédit Agricole Consumer Finance a de son côté permis d’automatiser près de 70% des tâches, assure Frédéric Huby.  

Outre les économies, les EFCA se targuent d’aider les DAF à mieux accompagner l’activité de l’entreprise. D’abord, parce que les solutions permettent de lisser l’activité de la direction et d’effectuer un contrôle en continu de l’activité, et non plus seulement en fin de mois au moment du closing. Elles libèrent une capacité pour le DAF et ses équipes “d’apporter du conseil et une analyse de la performance tout au long de la période comptable”, décrit Seddik Jamaï.

Outre cette vision globale du dossier comptable, les acteurs comme Blackline permettent de comparer sa performance opérationnelle avec ses pairs. “Nous pouvons comparer les KPI avec les données anonymisées des entreprises de même géographie, taille et chiffre d’affaires”, décrit Frédéric Huby. Blackline met aussi en avant le renforcement des contrôles effectués par les EFCA et la diminution des risques, qui passe notamment par la dématérialisation. “Les commissaires aux comptes ont un accès direct aux données dans Blackline”.

Marché encore peu mature

Le marché est encore peu mature. “En 2019, on projette que 40% des entreprises feront appel à un EFCA et que dans 80% des cas cet EFCA sera non seulement un acteur spécialiste des métiers de la finance, comme Blackline ou Workiva, mais aussi un acteur s’appuyant sur le cloud”, prédit Capgemini. Pourtant, aujourd’hui, “moins de 2% à 3% des entreprises font appel à des EFCA”. Blackline revendique 1 800 clients, contre 1 700 pour Trintech et 2 800 pour Workiva.

Beaucoup de clients sont en phase de pilote

King-Hée Ngo

Directeur Deloitte, conseil en finance et transformation

“Aujourd’hui, beaucoup de clients sont en phase de pilote, qui coûtent quelques dizaines de milliers d’euros”, raconte King-Hée Ngo, de Deloitte. Selon lui, subsiste chez les banques un frein lié à l’installation de la solution dans le cloud – certains EFCA, comme Blackline et Workiva, ne proposent que du cloud – tandis que d’autres comme Trintech peuvent également s’intégrer aux serveurs du client. Les acteurs sont aussi confrontés à l’acceptation au sein des DAF : “la solution vérifie en temps réel ce qui est effectué donc cela peut être mal accepté”.

Pricing et déploiement

La mise en oeuvre coûte en général quelques centaines de milliers d’euros selon les modules choisis (pilotage de process, justification de comptes, réconciliation…). Elle est souvent accomplie en quelques mois. Anthony Rafter, de Trintech, assure par exemple que la solution est déployée en 15 à 60 jours selon les cas. “Il n’y a pas vraiment de coût de sortie car ce ne sont pas des projets lourds, contrairement au changement d’ERP par exemple qui se chiffre rapidement en millions d’euros”, note King-Hée Ngo. Ensuite, le modèle économique des EFCA repose sur un abonnement qui varie selon le nombre d’utilisateurs – en moyenne, quelques milliers d’euros par mois quelle que soit la solution.

Le client peut commencer par tester quelques modules puis élargir à d’autres fonctions ou plus d’utilisateurs. Chez Blackline, un client qui dépense 100 dollars dans l’année passe en moyenne  à 117 dollars l’année suivante : “nous enregistrons une croissance organique générée sur la base de 17% par an, car les clients ajoutent des modules ou des utilisateurs”, décrit Frédéric Huby.

Quel prestataire choisir ?

Tout dépend du cas d’usage. Certains préfèreront Workiva, à cheval entre EFCA et SCM, qui propose aussi des reportings de performance. D’autres se tourneront vers Backline, “pur-cloud”, ou vers Trintech, qui fait le lien entre conformité et reporting réglementaire. Le coeur de métier reste cependant similaire : contrôle et justification de comptes de manière dématérialisée et plus facilement accessible, auditable et archivable ; réconciliation transactionnelle ; et surtout pilotage des process de clôture.