Comment Janssen embarque ses salariés dans sa stratégie de transformation

Sensibiliser les membres du comité de direction, puis les managers et enfin les équipes marketing de terrain, la transformation de la filiale française de Janssen se fait par étapes. Un projet démarré en 2016, comme le rappelle Céline Petit, directrice des ressources humaines de Janssen France. “Nous avons débuté ce programme par une sensibilisation du comité de direction. L’enjeu était de repenser notre business model avec une orientation client différente. Il était notamment question de comment repartir du besoin client, repenser nos modes d’interaction avec nos clients sans être forcément en face à face, mettre en place une approche omnicanale…”, témoigne-t-elle. Et ce programme passe par la transformation numérique de l’entreprise. “Nous avons mis en place sept groupes de travail dont un sur le digital”, indique la DRH. Un sujet qui a pris de l’ampleur dans le plan déployé au sein de la filiale qui compte près de 1 200 salariés. Et plus particulièrement pour les équipes en lien avec les clients.

Se concentrer sur les membres de la direction

Au cours de la première étape, le programme, nommé Vox Digitali, s’est concentré sur l’équipe de direction. “Nous sommes convaincus que toute la transformation passe par le top management qui peut ensuite l’insuffler au reste des équipes”, observe Céline Chevrier, directrice du centre d’excellence digital & data de Janssen. Les douze membres du comité de direction ont ainsi suivi le programme durant un an. Il s’est décliné à travers plusieurs actions. Des “learning expeditions” ont été organisées au sein de la Fnac et Canon notamment, “des entreprises ayant réalisé une grosse transformation”, ajoute Céline Chevrier.

Chaque membre du comité de direction a également été accompagné par un “talent”, identifié en interne pour ses compétences digitales. “Nous avons des talent reviews dans notre organisation, et notamment sur les millenials. Il fallait des personnes qui n’avaient pas froid aux yeux car ils se retrouvaient face à un membre du comité de direction. Ils ont été formés pour mener ces rendez-vous qui avaient lieu une fois par mois minimum. Chacun des membres du comité de direction avait des besoins différents”, indique Céline Petit qui cite certaines actions : “j’avais un focus sur la marque employeur par exemple et nous avons tous réactivé nos comptes LinkedIn et découvert Twitter”. Aujourd’hui, le compte Twitter de Janssen France affiche plus de 3 600 abonnés et 2 700 tweets et celui de sa dirigeante Emmanuelle Quilès près de 1 600 abonnés et 8 500 tweets.

Pour cette première étape, Janssen s’est fait accompagner par la société de conseil Alcimed, “pour mettre en place le programme et sa structuration”, précise Céline Petit. Céline Chevrier renchérit : “maintenant, nous travaillons avec différents prestataires en fonction des expertises que nous voulons aborder”. En interne, une personne de l’équipe digitale est dédiée à l’opération. Et les équipes formation accompagnent également le projet.

Impliquer les managers

Pour sa deuxième année, le programme a été étendu aux managers du siège à Issy-les-Moulineaux (Hauts-de-Seine). Entre 70 et 80 personnes ont été concernées. “Nous les avons d’abord réunis pour leur expliquer notre objectif et le voyage que nous voulions leur faire faire”, détaille Céline Petit. Plusieurs formats ont là aussi été proposés. Des learning expeditions ont été menées pour des groupes restreints de personnes. Quatre temps forts de conférence ont également été organisées, souligne Céline Chevrier. Elle se félicite de la participation de 200 collaborateurs à la conférence de clôture qui a duré une journée au cours de laquelle Janssen a accueilli des intervenants extérieurs et mis l’accent sur des partages de best practices. “Il y a eu une impulsion de la leadership team qui a permis une forte fréquentation”, précise la directrice du centre d’excellence. Accompagné de la société FaberNovel, Janssen propose des newsletters tous les 15 jours sur différents sujets liés à la transformation du groupe.

Un partenariat avec la Web School Factory

Le laboratoire a également travaillé avec la Web School Factory pour un programme d’accompagnement. “Janssen avait un sujet de transformation digitale de ses collaborateurs et d’acculturation à de nouveaux outils. Nous avons mis en place un programme avec plusieurs formats : du reverse mentoring, une anti-masterclass et un FT pour free time”, rappelle Audrey Drugeon, responsable communication et partenariats de l’école. Elle détaille : “le reverse mentoring repose sur du management intergénérationnel. Il s’agit d’un échange entre les entreprises et les collaborateurs Janssen en fonction des besoins de l’entreprise et des vrais usages des étudiants. Ces derniers viennent exprimer à leur façon leurs usages des outils et applications, leur pratique du digital au quotidien. Ils sont totalement libres dans le choix du format et des outils présentés”.

Cinq sessions sur les outils collaboratifs et quatre sessions sur les réseaux sociaux ont été organisées. Pour chacune, un trio d’étudiants se retrouvait face à une dizaine de collaborateurs Janssen. L’anti-masterclass consiste à confronter un projet de l’entreprise à un groupe de 15 étudiants de différentes promotions et spécialités. “L’échange a porté sur un portail B2B à destination des professionnels de santé. Les étudiants ont pu donner leur ressenti, tester le parcours utilisateur, l’ergonomie, le design…”, précise la responsable des partenariats. Le dernier format permet aux étudiants de valider une compétence : réaliser une infographie. À partir de données fournies par Janssen, six équipes de cinq étudiants de 2e année devaient analyser et structurer une infographie qui réponde aux problématiques de Janssen.

Un déploiement sur le terrain

2019 est consacré au déploiement auprès des salariés sur le terrain. “Près de 300 personnes sont concernées cette année. Ce sont surtout des collaborateurs en lien avec les relations clients. Mais nous avons des demandes pour le proposer aussi aux responsables des achats, de la compliance, du légal…”, détaille Céline Petit. Céline Chevrier renchérit : “Sur les fonctions du terrain, ils apprécient que nous venions à leur rencontre en région et que nous mixions les réseaux et les aires thérapeutiques. Nous avons aussi des sessions en présentiel et d’autres à distance”. Pour les employés du siège, des cafés digitaux proposent de découvrir mensuellement des thématiques et de participer à des ateliers pratiques.

Un budget dédié

Pour mettre en place le programme Vox Digitali, Janssen a dégagé un budget dédié. “Cela ne passe pas dans le budget formation. L’objectif est de mettre à bord tout le monde. Nous considérons ces compétences comme indispensables dans le monde actuel. Il ne s’agit pas de formation certifiante mais de développement de compétences de toute l’organisation”, précise Céline Petit. En termes de budget, en 2019, 400 000 euros sont dédiés au programme pour 650 collaborateurs de Janssen (les membres du comité de direction, les managers du siège, les collaborateurs terrains et les 258 collaborateurs du siège), dont 150 000 euros pour les sessions présentielles terrain des 300 collaborateurs concernés.