Comment Klesia a confié à Cegedim la gestion de son portefeuille

Le groupe de protection sociale Klesia est issu d’une fusion, en 2012, de trois structures distinctes : Mornay, D&O et la Fédération mutualiste parisienne (FMP). Trois structures qui avaient chacune leur propre système d’information (SI). La réflexion du groupe sur l’architecture de ses SI a débuté en 2016. Son directeur des SI et des grands projets Jérôme Sennelier en retrace la genèse : “jusqu’en 2016, notre stratégie était très centrée en termes d’urbanisation : l’outil de gestion back-office était au centre de notre système. Nous souhaitions évoluer vers un autre modèle : autour du système de gestion back-office, évolueraient des systèmes périphériques que sont le front office pour ce qui est de l’interlocution client, l’internet et autres modèles, et, en back, en dessous, les systèmes de type éditique, comptabilité, décisionnel, etc.”

Jérôme Sennelier ajoute : “Klesia a cette particularité de travailler avec beaucoup de partenaires apporteurs d’affaires, délégataires, qui vont gérer tout ou partie des portefeuilles que nous assurons. Nous avons alors fait le constat que nous devions récupérer les données de ces délégataires et apporteurs et les intégrer dans nos SI. Or, le système de gestion interne était un système parmi les autres systèmes de gestion qui sont eux externes. À savoir : je gère de la donnée assurantielle aussi bien sur le système interne que sur les systèmes externes exécutés par des tiers. Nous avons donc repensé notre système en repositionnant la donnée au centre cette fois-ci ; c’est le réacteur”. Comment faire alors converger plusieurs systèmes de gestion ?

C’est alors que Cegedim est entré en scène, avec son progiciel de gestion Activ’Infinite qui deviendra la solution unique de gestion d’assurance santé et prévoyance pour Klesia, à la fois individuelle et collective. “Nous travaillions avec différentes solutions dans le groupe, donc nous en connaissions quelques-unes. Nous avons également mis en concurrence les prestataires et Activ’Infinite nous a paru l’offre la plus intéressante”, indique Jérôme Sennelier. Il a ensuite été décidé de placer une partie du portefeuille de Klesia en délégation de gestion. “Ce fut un élément fort de discussion avec Cegedim, poursuit Jérôme Sennelier, comme ils offraient les deux possibilités. Cegedim peut en effet prendre en charge la gestion pour compte de tiers sur les activités de gestion des adhésions de contrats, de cotisations pour le compte d’un assureur”, à travers sa filiale iGestion. Décision a ainsi été prise par Klesia de maintenir une activité en interne sur Activ’Infinite et de déléguer “de l’activité à moins forte valeur ajoutée” auprès de iGestion. Pour ce faire, un centre de gestion en gestion déléguée, équipé du logiciel, a été créé à Vélizy (78) en 2017 spécifiquement pour gérer le portefeuille externalisé de Klesia. 150 gestionnaires y travaillent.

Adapter un outil de gestion de l’individuel au collectif

“Ce fut un gros projet, souligne Jérôme Sennelier, qui a mobilisé la direction des SI mais pas que : les équipes de gestion, de l’actuariat, de la comptabilité, pour pouvoir intégrer un nouveau système. Il a fallu repenser et revoir les modèles de données, les plans comptables… Quasiment toute l’entreprise a été mobilisée, principalement et plus fortement les équipes informatiques et de gestion.” Au sein de Klesia, a été monté “un programme Activ’Infinite”, soit une équipe projet consacrée à l’organisation du déploiement de la solution. Au total, “un peu plus de 40 personnes s’y emploient”. Jérôme Sennelier explique : “nous avions constaté que, par rapport à notre métier d’assurance santé et prévoyance collective, il n’existait pas réellement de solution d’éditeur qui couvrait l’ensemble de nos besoins. Nous avons donc travaillé avec Cegedim pour que sa solution Activ’Infinite soit à niveau en termes de fonctionnalité pour pouvoir gérer du collectif”. 

Catherine Abiven, directeur général en charge des opérations pour la France de Cegedim Insurance Solutions, confirme qu’Activ’Infinite a été “historiquement conçu pour gérer des portefeuilles de santé individuels. D’un outil qui gérait la santé individuelle, nous l’avons élargi à la gestion du collectif et de la prévoyance. Nous avons alors profité de l’opportunité d’un partenariat structurant avec Klesia pour coconstruire cet outil, en s’appuyant sur ses ressources et ses expressions de besoins”. Est ainsi né le module applicatif Easy collectif, dont Klesia fut le premier client.

“Cet outil a été très drivé par la déclaration sociale nominative”, souligne Catherine Abiven. La DSN, obligatoire depuis janvier 2017, est censée simplifier les échanges entre les entreprises et leurs assureurs en santé, prévoyance ou retraite complémentaire. “Nous nous sommes interrogés avec Klesia sur la possibilité de transformer une contrainte réglementaire pour les employeurs et les assureurs : comment automatiser au maximum, grâce à la DSN, le processus de gestion des entrées et sorties des salariés, le calcul et les encaissements de cotisations. Easy collectif a été bâti pour limiter le plus possible les interventions humaines. De mon point de vue, nous avons atteint l’objectif.” Une équipe d’une cinquantaine de personnes s’était consacrée au sein de Cegedim au développement du module, “en mode agile : product owner, scrum master, développeurs… Nous avons pris en charge la conception du paramétrage des contrats et garanties, ainsi que la migration, puis en partie la recette. Des équipes d’analystes fonctionnels ont recetté unitairement et en masse, avant et après”. Le travail a été fait en collaboration avec la filiale de Cegedim à Rabat, au Maroc, que Catherine Abiven supervise également et qui réalise du développement informatique. 

Le choix de l’infogérance

Le déploiement s’est déroulé en lots et n’est pas terminé. Un pilote a été réalisé en 2018, “puis nous avons basculé un peu plus de 40 000 entreprises fin 2018-début 2019 sur Easy collectif. Il nous faudra jusqu’à fin 2020 pour basculer l’ensemble de notre portefeuille”, estime Jérôme Sennelier qui ne souhaite pas communiquer sur le budget de ce partenariat. Cegedim non plus : “tout dépend de ce qui est embarqué. Pour un assureur au portefeuille très simple, au sens où il couvre seulement des établissements hospitaliers avec des contrats collectifs par exemple, le service coûtera moins cher que pour une structure qui a accumulé au fil des années énormément d’offres différentes. Le coût repose principalement sur le paramétrage des offres et la recette de l’ensemble des cas possibles”.

Chez Klesia, “le projet a duré longtemps car il incluait à la fois la coconstruction d’un outil – Easy collectif -, l’externalisation de la gestion – le centre iGestion – et le développement d’un outil et sa mise en oeuvre pour ses gestionnaires – Activ’Infinite. L’externalisation a nécessité une petite année”. Idem pour l’installation du logiciel pour les gestionnaires, soit “à peu près l’ordre de grandeur pour un assureur de taille moyenne. S’il s’agissait d’AG2R ou d’AXA, de très gros assureurs, cela prendrait certainement plus d’un an, comme pour tout outil”.

Aujourd’hui, Klesia est en “licence maintenance avec un contrat modèle éditeur, précise Catherine Abiven. C’est-à-dire que le groupe verse une redevance annuelle, par personne protégée et gérée dans le système, qui couvre les licences et la maintenance : maintenance corrective, évolutive et réglementaire, comme avec le 100% santé cette année. Comme Klesia est infogéré, il verse aussi une redevance à ce titre, qui couvre l’hébergement dans notre data center de Toulouse et l’exploitation. Un support utilisateur est mis à disposition en cas de dysfonctionnement de l’outil, mais une équipe support est aussi en place, chargée de faire en sorte qu’au quotidien l’outil est bien compris”. Elle tient à souligner, parce qu’“il y a eu longtemps confusion sur le marché”, que si Easy collectif a été construit avec Klesia, “il n’a pas été construit pour Klesia seulement”.

Jérôme Sennelier estime que “le retour sur le périmètre à date est positif. L’application est plutôt performante, répond à nos besoins, avec des retours utilisateurs (internes) positifs également. Nous nous inquiétions du démarrage vis-à-vis des clients mais il n’y a pas eu de perturbation. Oui, il y aura retour sur investissement”, affirme-t-il. Seul (léger) bémol : “s’il y a un axe sur lequel nous avons une exigence et nous serions heureux que Cegedim progresse, il s’agit de leur mobilisation en termes de pilotage global des projets, qu’ils ont tendance à sous-dimensionner. Mais, reconnaît-il, le projet est complexe, d’ampleur, et notre partenaire est présent, mobilisé et impliqué. Le suivi par leurs équipes à Toulouse en termes de coconstruction est notable”. Catherine Abiven répond que Cegedim “se renforce sur ces sujets”.